Gasten en kiosk
Huurders melden hun gasten vooraf aan, in het portaal of de app. De receptie ziet per dag wie er komt. Bij aankomst krijgt de gastheer of gastvrouw direct een bericht, of de receptie nu op de gast klikt of de gast zelf incheckt bij de kiosk.
Wie kan wat
- Operations: Het dagoverzicht bekijken, aankomst melden, een gast zonder afspraak toevoegen, de kiosk instellen
- Finance: Geen toegang tot gasten
- Platform Lead: Alles, en de module aan- of uitzetten voor een gebouw
- Company Admin: Gasten aanmelden voor iedereen van het bedrijf, de gastheer kiezen, alle gasten van het bedrijf zien en wijzigen
- Member: Gasten aanmelden met zichzelf als gastheer, de eigen gasten zien en wijzigen
Waar vind je het
- Gast vooraf aanmelden: portaal, app
- Gast voor meerdere dagen: portaal, app
- Gast wijzigen of annuleren: portaal, app
- Aankomst melden: beheerconsole, kiosk (gast checkt zelf in)
- Gast zonder afspraak: beheerconsole, kiosk (alleen een e-mail)
- Bericht bij aankomst: portaal (melding), app (pushmelding)
- Beheerconsole: Access › Visitors, en de kaart Guests today op het Dashboard
- Portaal: Receptie › Gasten
- App: Gast in de snelbalk op Home. Het overzicht staat onder de tab met de naam van je gebouw › Gebouwinfo & contact › Gasten
- Kiosk: I have an appointment en No appointment op het startscherm
Aanzetten en instellen
De module Gasten staat standaard uit. Het platformteam zet hem aan. De kiosk staat standaard aan.
Ga voor de instellingen naar Settings › Policy per module › Visitors.
- Members see the whole company: Uit: een lid ziet alleen de gasten die het zelf heeft aangemeld of ontvangt. Aan: elk lid ziet alle gasten van het bedrijf. Standaard: Uit.
Per bedrijf kun je hiervan afwijken op de bedrijfspagina, onder What members see.
De e-mail die de gastheer bij aankomst krijgt, pas je aan onder Settings › Email templates › Visitor at reception.
De kiosk stel je in onder Settings › Policy per module › Kiosk. Zie De kiosk instellen.
Samenhang met andere modules
- Vergaderruimtes: bij het aanmelden van een gast boek je meteen een ruimte of koppel je een bestaande boeking. Gasten die een huurder in het portaal aan een ruimteboeking toevoegt, staan ook bij de receptie.
- Kiosk: verwachte gasten checken zelf in en de gastheer krijgt direct een bericht.
Taken
- Een gast aanmelden (huurders)
- Gasten ontvangen bij de receptie (Operations)
- De kiosk instellen (Operations)
Veelgestelde vragen
Krijgt de gast zelf een bericht? Nee. Bij het aanmelden van een gast vraagt Doory geen e-mailadres. Gasten bij een ruimteboeking met een e-mailadres krijgen wel een agenda-uitnodiging.
Wat gebeurt er als een gast niet komt? Een gast die op de dag zelf niet is aangekomen, staat de volgende dag op Niet verschenen.
Kan een gast uitchecken? Nee. Doory registreert de aankomst, geen vertrek.
Een gast staat niet in de lijst bij de kiosk. Wat nu? De gast kiest Can't find your name? en daarna het bedrijf. De contactpersoon van dat bedrijf krijgt een e-mail. Zo'n gast verschijnt niet in het dagoverzicht van de receptie.
Kan de receptie een gast vooraf aanmelden namens een bedrijf? Nee. In de beheerconsole voeg je alleen een gast toe die er al is, met + Add walk-in.
Wijzigingen
- 26 oktober 2026: eerste versie.