Een gast toevoegen en uitnodigen
Een gast toevoegen gaat in twee stappen: eerst leg je de persoon vast en daarna geef je die persoon een account voor het Doory webportal en de Doory App.
- Voor
- Operator Admin, Security admin, Platform owner
- Waar
- Doory Admin
Voordat je begint
- Het bedrijf staat in Doory en is actief.
- Voor de tweede stap (een account geven) heb je beveiligingsrechten nodig, zoals de rol Security admin. Lukt het niet, vraag het dan aan een collega met die rol of aan de Platform owner.
Stap 1: de persoon vastleggen
Ga naar: Guests › Companies › het bedrijf › Add guest
- Vul Contact Name in en een e-mailadres of telefoonnummer.
- Vul eventueel de functie in bij Title.
- Werkt je gebouw met iLOQ, vul dan het aantal fysieke sleutels in bij Keys en kies of de gast meteen een mobiele sleutel krijgt met Create iLOQ user after access review.
- Klik op Create Guest. Heb je iLOQ aangevinkt, dan zie je eerst welke toegangsrechten de gast krijgt.
Veel gasten tegelijk? Ga naar People op de pagina van het bedrijf en klik op Bulk upload. Gebruik een csv-bestand met de kolommen Full Name, Email, Telephone Number en Title. Er gaan dan nog geen uitnodigingen uit.
Alle gasten van het gebouw zie je onder Guests › Guests, met hun bedrijf, of ze een account hebben en wanneer ze voor het laatst zijn ingelogd.
Stap 2: een account geven
Open de gast. Zolang er geen account is, zie je bovenaan No account yet. Klik op Invite for account.
- Kies de Role: Company Admin voor wie het team van het bedrijf gaat beheren, Guest voor de anderen.
- Kies hoe de gast toegang krijgt:
- Send Invite: de gast krijgt een uitnodiging per e-mail.
- Copy link: je kopieert een uitnodigingslink en stuurt die zelf door. Er gaat geen e-mail uit.
- Or set a password yourself: je maakt het account direct aan met een wachtwoord. Laat het veld leeg of klik op Generate om er een te laten maken en klik op Create account.
Bij een zelf ingesteld wachtwoord zie je de inloggegevens één keer. Kopieer ze met Copy login details en geef ze aan de gast.
Wat er daarna gebeurt
- Met een uitnodiging maakt de gast zelf een wachtwoord aan en gaat akkoord met de voorwaarden.
- Met een zelf ingesteld wachtwoord vraagt Doory de gast bij de eerste keer inloggen om akkoord te gaan met de voorwaarden.
- Een uitnodiging is zeven dagen geldig. Een nieuwe link of uitnodiging maakt de vorige ongeldig. Openstaande uitnodigingen zie je op de pagina van het bedrijf onder People › Invitations.
Later beheren
Op de pagina van de gast staan onder More actions (⋯) en in de kaart Actions de vervolgstappen:
- Resend invitation or set a password: zolang de gast de uitnodiging niet heeft gebruikt.
- Set or reset password: voor een gast met een account. Je stelt zelf een nieuw wachtwoord in, waarna de gast overal wordt uitgelogd. Of je kiest Send reset e-mail, zodat de gast zelf een nieuw wachtwoord kiest.
- Send welcome e-mail: een welkomstmail, met de wifigegevens van het bedrijf als die zijn ingevuld.
- Delete person: haalt de gast uit het bedrijf. Zie Een gast of bedrijf deactiveren.
De rol wijzig je in de kaart Contact & account bij Role en sla je op met Save.
Goed om te weten
- Heeft iemand al een account bij een bedrijf in een ander gebouw van dezelfde operator, dan koppelt de uitnodiging dat account ook aan dit bedrijf. In de kaart Contact & account zie je dat bij Also guest of. Binnen één gebouw hoort een account bij één bedrijf.
- Het aantal actieve accounts mag niet hoger zijn dan het aantal werkplekken in de overeenkomsten van het bedrijf.
- Uitnodigen vanuit de lijst Guests maakt altijd een gast met de rol Guest. Wil je een beheerder, nodig dan uit vanaf de pagina van de gast.