Bezoekers en kiosk

De kiosk is een tablet bij de receptie met een vaste Doory-pagina. Bezoekers checken daar zelf in en gasten boeken er met hun persoonlijke toegangscode een vergaderruimte. Hoe je de kiosk koppelt, lees je in De kiosk instellen.

Wie kan wat

• Operator Admin: Het dagoverzicht bekijken, aankomst melden, een bezoeker zonder afspraak toevoegen, bezoekerspassen uitgeven en terugnemen, de kiosk en de instellingen van de module aanpassen
• Operator Contributor: Het dagoverzicht bekijken, aankomst melden, een bezoeker zonder afspraak toevoegen, bezoekerspassen uitgeven en terugnemen
• Finance: Geen toegang tot bezoekers
• Security admin: De kiosk en de instellingen van de module aanpassen, zonder toegang tot het dagoverzicht
• Platform owner: Alles, ook de module aan- of uitzetten voor een gebouw
• Beheerder: Bezoekers aanmelden voor iedereen van het bedrijf, de host kiezen, alle bezoekers van het bedrijf zien en wijzigen
• Gast: Bezoekers aanmelden met zichzelf als host, de eigen bezoekers zien en wijzigen

Waar vind je het

• Bezoeker vooraf aanmelden: Doory webportal, Doory App
• Bezoeker voor meerdere dagen: Doory webportal, Doory App
• Bezoeker wijzigen of annuleren: Doory webportal, Doory App
• Aankomst melden: Doory Admin, kiosk (bezoeker checkt zelf in)
• Bezoeker zonder afspraak: Doory Admin, kiosk (alleen een e-mail)
• Bezoekerspas uitgeven: Doory Admin
• Bericht bij aankomst: Doory webportal (melding), Doory App (pushmelding)

• Doory Admin: Access › Visitors en de kaart Guests today op het Dashboard
• Doory webportal: Reception › Visitors of Register a visitor op Home
• Doory App: Guest in de snelbalk op Home. Het overzicht staat onder de tab met de naam van je gebouw › Building info & contact › Guests
• Kiosk: I have an appointment en No appointment op het startscherm

Aanzetten en instellen

De module Visitors staat standaard uit. De Platform owner zet hem aan. De kiosk staat standaard aan.

Ga voor de instellingen naar Settings › Policy per module › Visitors en klik na een wijziging op Save policy.

• Guests see the whole company: Uit: een gast ziet alleen de bezoekers die hij zelf heeft aangemeld of ontvangt. Aan: elke gast ziet alle bezoekers van het bedrijf. Standaard: Uit.

Per bedrijf kun je hiervan afwijken op de pagina van het bedrijf, onder What guests see.

De e-mail die de host bij aankomst krijgt, pas je aan onder Settings › Email templates › Visitor at reception.

Bezoekerspassen

Geeft de receptie bezoekers een pas, dan stel je dat in onder Settings › Policy per module › Key & pass loans, bij Visitor badges. Daarvoor staat de module Key & pass loans aan.

• Off: Geen bezoekerspassen. Passen leen je alleen los uit
• Optional: Bij aankomst vraagt Doory of de bezoeker een pas krijgt
• Every visitor: Elke bezoeker krijgt een pas. De kiosk stuurt bezoekers naar de receptie om hun pas op te halen

Met Phone number required vraagt de receptie een telefoonnummer bij het uitgeven. Met Visitors sign for their badge tekent de bezoeker op het scherm voor de pas, met de bevestigingstekst die je daar invult. Een pas moet terug op de sluitingstijd van het gebouw.

De kiosk stel je in onder Settings › Policy per module › Kiosk. Zie De kiosk instellen.

Samenhang met andere modules

• Vergaderruimtes: bij het aanmelden van een bezoeker boek je meteen een ruimte of koppel je een bestaande boeking. Gasten die iemand in het Doory webportal aan een ruimteboeking toevoegt, staan ook bij de receptie. Zie Vergaderruimtes en boekingen.
• Kiosk: verwachte bezoekers checken zelf in en de host krijgt direct een bericht.
• Guest directory: staat die module aan, dan ziet de receptie bij een bezoeker hoe het bedrijf bezoekers wil ontvangen, bijvoorbeeld "Call the host, visitor waits at reception". Is de host afwezig, dan staat erbij wie hem vervangt.
• Key & pass loans: een bezoekerspas is een uitleen in Key & pass loans. Een pasnummer dat daar nog niet bij Items staat, wordt bij het uitgeven toegevoegd.

Taken

• Een bezoeker aanmelden (gasten)
• Bezoekers ontvangen bij de receptie (operations team)
• De kiosk instellen (Operator Admin)

Veelgestelde vragen

Krijgt de bezoeker zelf een bericht? Nee. Bij het aanmelden van een bezoeker vraagt Doory geen e-mailadres. Gasten bij een ruimteboeking met een e-mailadres krijgen wel een agenda-uitnodiging.

Wat gebeurt er als een bezoeker niet komt? Een bezoeker die op de dag zelf niet is aangekomen, staat de volgende dag op No-show.

Kan een bezoeker uitchecken? Nee. Doory registreert de aankomst, geen vertrek. Gebruik je bezoekerspassen, dan zie je wel wanneer de pas terug is.

Een bezoeker staat niet in de lijst bij de kiosk. Wat nu? De bezoeker kiest Can't find your name? en daarna het bedrijf. De gekozen persoon of anders de contactpersoon van dat bedrijf krijgt een e-mail. Zo'n bezoeker verschijnt niet in het dagoverzicht van de receptie.

Kan de receptie een bezoeker vooraf aanmelden namens een bedrijf? Nee. In Doory Admin voeg je alleen een bezoeker toe die er al is, met + Add visitor.

Wijzigingen

• 3 november 2026: bijgewerkt naar de woordenlijst en main 542c0a1. Nieuwe rollen in Doory Admin, Engelse labels in alle kanalen, bezoekerspassen, instructies uit de Guest directory, kiosk tweetalig.
• 26 oktober 2026: eerste versie.