Vergaderruimtes en boekingen
Met deze module boeken huurders zelf een vergaderruimte, via het portaal, de app of de kiosk. Operations ziet in één overzicht wat er vrij is en wie er geboekt heeft, en boekt namens een bedrijf. Per gebouw kies je of een boeking credits kost of een vaste prijs.
Wie kan wat
- Operations: Ruimtes aanmaken en bewerken, boeken namens een bedrijf, boekingen wijzigen en annuleren, de instellingen van de module aanpassen
- Finance: Tarieven per ruimte vastleggen
- Platform Lead: Alles, en de module aan- of uitzetten voor een gebouw
- Company Admin: Boeken, alle boekingen van het eigen bedrijf zien, eigen boekingen verzetten en annuleren
- Member: Boeken, eigen boekingen zien, verzetten en annuleren
Waar vind je het
- Ruimte toevoegen en instellen: beheerconsole
- Ruimte boeken: beheerconsole (namens een bedrijf), portaal, app, kiosk (met toegangscode)
- Wekelijkse reeks boeken: beheerconsole, portaal, app
- Boeking verzetten: beheerconsole, portaal, app
- Boeking annuleren: beheerconsole, portaal, app
- Gasten toevoegen aan een boeking: beheerconsole, portaal, app
- Externe verhuur via de website: beheerconsole, kiosk (via Reserve)
- Beheerconsole: Space › Meeting Rooms
- Portaal: Boeken › Ruimtes en Boeken › Mijn reserveringen
- App: tab Boekingen, of Ruimtes in de snelbalk op Home
- Kiosk: I work here op het startscherm
Aanzetten en instellen
De module zet het platformteam aan of uit. Ga voor de instellingen naar Settings › Policy per module › Meeting Rooms.
- Pricing model: Credits (tegoed per bedrijf, meerverbruik in euro's) of een prijs per boeking. Standaard: Credits.
- New model applies to bookings from: Datum waarop een nieuw prijsmodel ingaat. Bestaande boekingen houden hun model. Standaard: Direct.
- VAT on tenant prices: Btw-percentage bij een prijs per boeking. Standaard: 21%.
- Free cancellation window: Tot hoeveel minuten voor de start een huurder gratis annuleert. Standaard: 30 minuten.
- Members see the whole company: Leden zien alle boekingen van hun bedrijf, niet alleen hun eigen. Standaard: Uit.
Prijzen per uur, per halve dag, per hele dag of per persoon stel je per ruimte in. Zie Een vergaderruimte toevoegen en instellen.
Samenhang met andere modules
- Gasten: gasten die een huurder in het portaal aan een boeking toevoegt, staan direct aangemeld bij de receptie.
- Toegang: met iLOQ en toegang tot vergaderruimtes aan heeft de boeker toegang tot de ruimte tijdens de boeking.
- Facturatie: credits boven het tegoed en boekingen met een prijs gaan mee in de maandafsluiting.
- Kantoren: een leeg kantoor kun je per uur verhuren als vergaderruimte. Een huurcontract op dat kantoor gaat altijd voor.
- Externe verhuur: bezoekers zonder account boeken via een pagina op je eigen website. Daar komt een apart artikel over.
Taken
- Een vergaderruimte toevoegen en instellen (Operations)
- Een ruimte boeken namens een bedrijf (Operations)
- Een boeking wijzigen of annuleren (Operations)
- Een vergaderruimte boeken (huurders)
- Een boeking verzetten of annuleren (huurders)
Veelgestelde vragen
Tot wanneer kan een huurder gratis annuleren? Standaard tot 30 minuten voor de start. Daarna kost de boeking toch credits of wordt hij in rekening gebracht. De grens stel je in bij Free cancellation window.
Kan een huurder boeken als de credits op zijn? Ja. De app en het portaal melden dat de boeking het tegoed overschrijdt. Het meerverbruik komt bij de maandafsluiting op de factuur.
Waarom kan een huurder een boeking niet verzetten? Een reeks, een boeking die Operations heeft gemaakt en een boeking met een afwijkende prijs verzet alleen het gebouwteam.
Ziet een lid de boekingen van collega's? Standaard niet. Zet Members see the whole company aan voor het hele gebouw, of stel het per bedrijf in.
Wat gebeurt er als twee boekingen overlappen? De tweede boeking wordt geweigerd. Een gepubliceerd evenement in de ruimte blokkeert ook. Een mededeling in de ruimte blokkeert niets.
Wijzigingen
- 26 oktober 2026: eerste versie.