Een vergaderruimte toevoegen en instellen

Voordat je begint

• De module Meeting Rooms staat aan voor je gebouw.
• Voor tarieven per ruimte heb je het recht nodig om financieel beleid te wijzigen. Lukt het opslaan van een tarief niet, vraag het dan aan je Platform Lead.

Een ruimte toevoegen

Pad: Space › Meeting Rooms › Edit rooms

1. Klik op Edit rooms. Je ziet alle ruimtes van het gebouw.
2. Klik op Add Room.
3. Vul Name en Capacity in.
4. Vul het starttarief in: Initial Price/Hour (€) en, bij credits, Initial Credits/Hour.
5. Kies eventueel een Colour. Die kleur zie je terug in het dag- en weekoverzicht.
6. Vul Location, Description en een foto in als je die hebt.
7. Klik op Create Room.

De ruimte verder instellen

Klik in het overzicht op Edit bij de ruimte. Je komt op de pagina van de ruimte.

1. Upload een foto met Upload. Huurders zien die foto in het portaal en de app.
2. Vul onder Room Information de verdieping in bij Existing Floor.
3. Vink bij Amenities aan wat er in de ruimte staat: TV (screen to present on) en Whiteboard / flip chart. Alleen aangevinkte voorzieningen zien huurders bij het boeken.
4. Klik op Save changes.

Een tarief vastleggen

Tarieven leg je vast als interval met een ingangsdatum. Zo kun je een prijswijziging vooruit inplannen.

1. Scrol naar Rate History en klik op Add rate interval.
2. Stap 1: vul Credits per hour in. Werkt je gebouw met prijzen, dan vul je hier de prijs per uur in en eventueel een blok voor een Half day of Full day. Vink Per person aan als de prijs per persoon geldt.
3. Stap 2: vul de prijzen voor externe verhuur in, als je die gebruikt.
4. Stap 3: kies Effective from en of het tarief geldt tot je het wijzigt (Until changed) of tot een vaste datum (Fixed end).
5. Klik op Save interval.

Elk interval krijgt de status Current, Scheduled of Past.

Wat er daarna gebeurt

• De ruimte staat direct in het overzicht Meeting Rooms en is te boeken in het portaal, de app en de kiosk.
• Een nieuw tarief geldt voor boekingen die starten op of na Effective from.

Goed om te weten

• Een blok voor een halve of hele dag geldt voor elke boeking van minstens dat aantal uur, ongeacht de starttijd.
• Werkt je gebouw met prijzen en heeft een ruimte geen prijslijst, dan kan een huurder die ruimte niet boeken.
• Een leeg kantoor maak je boekbaar op de pagina van dat kantoor, met Available for bookings.
• Een ruimte verwijderen kan niet vanuit de beheerconsole.

Zie ook

• Vergaderruimtes en boekingen
• Een ruimte boeken namens een bedrijf