Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Doory is software voor het beheer van flexkantoorgebouwen. Het platform wordt gebruikt door gebouwexploitanten voor onder meer vergaderruimteboekingen, lidmaatschappen, toegangsbeheer, bezoekersregistratie, facturatie en gebouwcommunicatie.

Deze privacyverklaring gaat over de gegevens die wij zelf verwerken: het bezoek aan onze website, contact- en demo-aanvragen, ons marketing- en verkoopproces en onze support. Voor die verwerkingen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Werk je in een gebouw dat Doory gebruikt, ben je daar lid of ben je er als bezoeker aangemeld? Dan verwerken wij je gegevens niet voor onszelf, maar in opdracht van de exploitant van dat gebouw. Zie het hoofdstuk "Gegevens in het platform" hieronder. Voor die gegevens moet je bij de exploitant zijn.

Doory is een product van Spoelie B.V., Weesperstraat 113, 1018 VN Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94087512. Je bereikt ons via [email protected]. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

2. Welke gegevens verwerken wij van jou?

Afhankelijk van je contact met ons verwerken wij:

• Contact- en bedrijfsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam en wat je ons verder zelf toestuurt, bijvoorbeeld via een formulier, e-mail of tijdens een demo.
• Gegevens over onze relatie: correspondentie, gespreksnotities, aangevraagde of afgenomen diensten, status in ons verkoopproces.
• Accountgegevens van beheerders: heb je namens een exploitant een beheeraccount, dan verwerken wij je accountgegevens en inlogmetadata ook voor onze eigen support en beveiliging.
• Websitegegevens: IP-adres, browser- en apparaatkenmerken, bezochte pagina’s, tijdstip en herkomst van je bezoek.
• Factuurgegevens: als je klant bent, de gegevens die nodig zijn voor onze administratie.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en verwerken die ook niet als onderdeel van onze dienstverlening.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Waar wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, kun je daartegen bezwaar maken. Waar wij om toestemming vragen, kun je die altijd intrekken.

4. Statistieken over het gebruik van het platform

Wij gebruiken geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van het platform om ons product te verbeteren, om benchmarks en statistieken te maken, om onze prijsstelling te onderbouwen en voor onze marketing. Die gegevens zijn niet herleidbaar tot een individuele persoon, een individueel gebouw of een individuele exploitant. Willen wij een gebouw of klant bij naam noemen, bijvoorbeeld in een klantverhaal, dan vragen wij daar apart toestemming voor.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is, met:

• Hosting en technisch beheer: D-TT, onze ontwikkel- en hostingpartner, die het platform beheert op eigen infrastructuur bij Amazon Web Services in de Europese Unie.
• AI-ondersteuning: Anthropic, voor functies die de onboarding en het inrichten van een gebouw versnellen.
• Pushnotificaties van onze mobiele app: Expo Push Service.
• Onze eigen kantoor-, e-mail-, facturatie- en marketingsoftware.
• Adviseurs, zoals accountants, juristen of beveiligingsspecialisten, waar noodzakelijk.
• Toezichthouders of andere instanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen je gegevens niet.

6. Doorgifte buiten de EER

Onze hosting en gegevensopslag vinden plaats binnen de Europese Unie. Sommige diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zoals de dienst voor pushnotificaties en, zodra wij ze gebruiken, analytics- en advertentiediensten. In dat geval gebruiken wij een passend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en nemen wij aanvullende maatregelen waar dat nodig is.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

8. Gegevens in het platform: wij zijn verwerker

Gebruik je het platform als lid, medewerker, boeker of bezoeker van een gebouw, dan is de exploitant van dat gebouw verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van die exploitant, op basis van een verwerkersovereenkomst. Dat geldt ook als je via het platform iets bij de exploitant boekt of afneemt: je koopt dan bij de exploitant, en de factuur en de betaling lopen via de exploitant.

Wat dat praktisch betekent:

• Wil je weten welke gegevens er over jou zijn vastgelegd, of wil je die laten corrigeren of verwijderen? Wend je dan tot de exploitant van jouw gebouw. Wij ondersteunen de exploitant daarbij en verwijzen verzoeken die wij rechtstreeks krijgen naar hem door.
• De exploitant bepaalt zelf welke modules hij gebruikt en welke bewaartermijnen hij instelt.
• Bezoekersregistratie: word je als gast aangemeld, dan verwerken wij je naam en, als de exploitant dat zo heeft ingericht, je bedrijfsnaam, de verwachte aankomsttijd, je gastheer of gastvrouw en of je bent gearriveerd. Bij zelf inchecken via de receptiekiosk wordt je naam afgekort op het scherm weergegeven.
• Toegangsgebeurtenissen: het platform slaat standaard niet op wanneer welke deur door wie is geopend. Een exploitant kan dat per gebouw aanzetten. Doet hij dat, dan is hij daarvoor verantwoordelijk en moet hij dat zelf aan jou kenbaar maken.
• Koppelingen met andere systemen: gebruikt de exploitant een koppeling met bijvoorbeeld een toegangssysteem, een betaal- of facturatiedienst, een e-mail- of agendakoppeling of een dienst voor digitaal ondertekenen, dan heeft hij daarvoor zelf een overeenkomst met die dienstverlener. Wij leveren alleen de technische koppeling. Voor vragen over de verwerking door die dienstverlener moet je bij de exploitant of bij die dienstverlener zelf zijn.
• Buiten het platform: voert een exploitant camerabewaking, een papieren bezoekersboek of eigen aanwezigheidslijsten, dan staat dat los van Doory. Wij hebben daar geen toegang tot en geen rol in, en de exploitant moet je daarover zelf informeren.

9. Cookies

Op dit moment gebruiken wij op onze website alleen noodzakelijke cookies, voor authenticatie, beveiliging en het onthouden van je sessie en voorkeuren. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Wij zijn van plan daarnaast analytics-, advertentie- en trackingdiensten te gaan gebruiken, zoals Google Analytics, Google Ads, de Meta-pixel, de LinkedIn Insight Tag en Leadinfo. Die plaatsen wij niet voordat je daarvoor via de cookiebanner toestemming hebt gegeven. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken. Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.

10. Je rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de wet, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en gegevensoverdraagbaarheid. Berust de verwerking op toestemming, dan kun je die intrekken.

Verzoeken kun je richten aan [email protected]. Gaat je verzoek over gegevens in het platform van een gebouw, dan verwijzen wij je naar de exploitant van dat gebouw (zie hoofdstuk 8). Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder rolgebaseerde en gebouwgebonden toegangscontrole, versleutelde verbindingen, authenticatie via cookies zonder tokens in de browseropslag, versleuteling van integratiegeheimen, auditlogging, rate limiting op gevoelige onderdelen en een geautomatiseerd proces voor bewaartermijnen en verwijdering. Geen enkel systeem is volledig te beveiligen; bescherm daarom ook zelf je inloggegevens en apparaten.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Bij inhoudelijke wijzigingen publiceren wij een nieuwe versie met een nieuwe ingangsdatum. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurde.

Vragen of een verzoek indienen?

Mail ons op [email protected]. We reageren binnen één werkdag en in elk geval binnen de wettelijke termijn van één maand.

De eigen platformentiteit van Doory is nog in oprichting; tot die tijd is Spoelie B.V. (KvK 94087512) verwerkingsverantwoordelijke. Zodra de nieuwe entiteit is ingeschreven, werken we deze verklaring bij.

Cookiebeleid →Verwerkersovereenkomst →