Een bezoeker aanmelden

Voordat je begint

• Je gebouw gebruikt de module Visitors. Zie je Visitors niet in het menu, vraag het dan aan het operations team.

In het Doory webportal

Ga naar: Reception › Visitors of Register a visitor op Home

1. Vul de Name van je bezoeker in en eventueel de Company.
2. Komen er meer bezoekers, klik dan op + Add another visitor. Je meldt tot 10 bezoekers tegelijk aan.
3. Kies de Date en de Time. Met de knoppen eronder kies je snel een tijd, zoals Now of Tomorrow 09:00.
4. Komt je bezoeker meerdere dagen, vink dan Multiple days aan en voeg de dagen toe met + Add another day. Elke dag heeft een eigen aankomsttijd.
5. Kies bij Meeting room of je meteen een ruimte boekt (Book a room now), een bestaande boeking koppelt (Link an existing booking) of geen ruimte nodig hebt (No room).
6. Schrijf eventueel een Note for reception, bijvoorbeeld dat de receptie je moet bellen.
7. Klik op de knop onderaan om je bezoeker aan te melden. Daar staat Register visitor of Announce met de naam van je bezoeker.

Rechts zie je onder Expected al je aangemelde bezoekers. Daar wijzig je een bezoeker met Edit of zeg je het bezoek af met Cancel.

Als beheerder kies je ook de Host: jezelf (Myself) of een collega. Met Mine en Company wissel je tussen je eigen bezoekers en die van het hele bedrijf.

In de Doory App

Ga naar: Home › Guest. Je kunt ook + Guest kiezen in de tab Bookings of + Register a guest op de pagina van een ruimteboeking.

1. Vul Guest name en eventueel Company (optional) in. Met + Add another guest voeg je meer bezoekers toe, elk met een eigen bedrijf.
2. Kies bij Day een dag. Een andere datum kies je met het kalenderpictogram.
3. Draai bij Expected around aan het tijdwiel.
4. Komt je bezoeker meerdere dagen, tik dan op Multiple days en kies per dag de tijd. Met + Add another day voeg je een dag toe.
5. Als beheerder kies je bij Host wie de bezoeker ontvangt.
6. Kies bij Meeting room Not needed, Already booked of Book now.
7. Schrijf eventueel een Note for reception (optional).
8. Tik op Register guest.

Je ziet Guest registered en de bezoeker staat op Home onder Coming up.

Al je bezoekers zie je onder de tab met de naam van je gebouw › Building info & contact › Guests. Daar wijzig je een bezoeker met Edit of zeg je het bezoek af met Cancel visit.

Wat er daarna gebeurt

• De receptie ziet je bezoeker in het dagoverzicht.
• Je bezoeker kan zelf inchecken bij de kiosk.
• Komt je bezoeker aan, dan krijg je een e-mail, een melding in het Doory webportal en een pushmelding in de Doory App: "Visitor arrived".
• Geeft je gebouw elke bezoeker een bezoekerspas, dan haalt je bezoeker die op bij de receptie.

Goed om te weten

• Een aankomsttijd mag hooguit een uur in het verleden liggen.
• Een bezoeker voor meerdere dagen kan geen vergaderruimte meekrijgen. Boek de ruimte dan apart.
• Een bezoek van meerdere dagen bestaat uit één aanmelding per dag, tot 14 dagen. Annuleer je één dag, dan blijven de andere dagen staan. In het Doory webportal annuleer je alle resterende dagen in één keer met Cancel remaining days.
• Is er een ruimte aan het bezoek gekoppeld, dan kies je bij annuleren of de boeking blijft. In het Doory webportal vink je Also cancel the linked room booking aan of uit. In de Doory App kies je Cancel guest only of Cancel guest and room.
• Je kunt een bezoeker alleen wijzigen of annuleren zolang die nog niet is aangekomen. De host en de ruimte van een aanmelding wijzig je niet in de Doory App.
• Je bezoeker krijgt geen bericht van Doory.

Zie ook

• Bezoekers en kiosk
• Een vergaderruimte boeken