Bezoekers ontvangen bij de receptie
Zie wie er vandaag komt, meld een bezoeker met één klik aan bij de host en voeg een bezoeker zonder afspraak toe.
- Voor
- Operator Admin, Operator Contributor, Platform owner
- Waar
- Doory Admin
Voordat je begint
- De module Visitors staat aan voor je gebouw.
Het dagoverzicht
Ga naar: Access › Visitors
Bovenaan Expected guests zie je hoeveel bezoekers er vandaag Expected en Arrived zijn, hoeveel No-shows er zijn en voor hoeveel bedrijven er bezoekers komen. Gebruikt je gebouw bezoekerspassen, dan zie je in plaats van het aantal bedrijven hoeveel passen er uit zijn (Badges out). Met de pijlen en Today kies je een andere dag. Met het zoekveld zoek je op bezoeker, bedrijf of host.
Timeline toont de bezoekers per uur, List als lijst.
Gebruikt je gebouw de module Guest directory, dan staat bij een bezoeker hoe het bedrijf bezoekers wil ontvangen en wie je dan belt. Is de host afwezig, dan zie je wie hem vervangt.
Een bezoeker is er
- Klik op de bezoeker in het overzicht. Onderaan verschijnt een balk met de bezoeker.
- Klik op Arrived · send message.
- Gebruikt je gebouw bezoekerspassen, vul dan het Badge number in en zo nodig het telefoonnummer bij Phone. Vraagt het gebouw een handtekening, laat de bezoeker dan tekenen. Klik op Arrived with badge. Krijgt de bezoeker geen pas, klik dan op Arrived without badge. Die knop staat er alleen als een pas niet verplicht is.
De host krijgt een e-mail, een pushmelding en een melding in het Doory webportal. Bij een groep meld je alle verwachte bezoekers van die groep tegelijk. Met passen geef je dan per bezoeker een pas uit met Hand out badge op de regel van die bezoeker.
Per ongeluk geklikt? Klik op Undo. De bezoeker staat dan weer als verwacht, maar het bericht is al verstuurd.
Een bezoekerspas terugnemen
Brengt de bezoeker de pas terug, klik dan op Return naast Badge en het nummer. Op de regel staat dan dat de pas terug is, met de tijd.
Een bezoeker zonder afspraak
- Klik op + Add visitor.
- Vul de Guest name in en eventueel de Guest company.
- Kies bij Visiting company het bedrijf en eventueel de Host. Kies je geen host, dan krijgt de contactpersoon van het bedrijf het bericht.
- Schrijf eventueel een Note.
- Klik op Add & notify host.
De bezoeker staat direct als aangekomen en de host krijgt meteen een bericht.
Vanaf het dashboard
Op het Dashboard staat de kaart Guests today. Een klik op een bezoeker meldt de aankomst direct, zonder extra bevestiging. Gebruikt je gebouw bezoekerspassen, dan vraagt Doory eerst het pasnummer. Met + Visitor voeg je hier ook een bezoeker zonder afspraak toe. Vul de gegevens in en klik op Announce.
Goed om te weten
- Het overzicht ververst elke minuut vanzelf.
- Een bezoeker die meerdere dagen komt, staat elke dag apart in het overzicht, met de tijd van die dag.
- Een bezoeker die op de dag zelf niet is aangekomen, staat de volgende dag als No-show.
- Je kunt geen vertrek registreren. Met bezoekerspassen zie je wel wanneer een pas terug is.
- Een pas moet terug op de sluitingstijd van het gebouw.
- Bezoekers vooraf aanmelden doen gasten zelf, in het Doory webportal of de Doory App.