Alles wat buiten de huur om verbruikt wordt, credits, externe boekingen, meerwerk, automatisch doorbelast.
Het tegoed staat in het contract, het gebruik in een boekingstool en het doorbelasten in Excel. Aan het eind van de maand telt iemand handmatig op, en omdat het handwerk is, gebeurt het niet elke maand. Daar lekt de omzet weg die het minste moeite kost om te verdienen.
Verbruik boven het tegoed van vergaderruimtes komt automatisch op de factuur.
Niet-huurders boeken met eigen tarief en betaalflow.
Wie verbruikt wat, en wat levert dat op.
Alles wat buiten de huur om verbruikt wordt, hangt aan een bedrijf en aan een tarief.
Je legt per bedrijf vast hoeveel credits er per periode inbegrepen zijn. Elke boeking haalt daar automatisch van af, met de weging die bij die ruimte hoort: een grote boardroom kan meer credits per uur kosten dan een kleine spreekkamer. De member ziet zijn stand bij het boeken, jij ziet hem in het bedrijfsdossier.
Gaat een bedrijf over zijn tegoed, dan legt Doory dat op het moment zelf vast tegen het tarief van die ruimte, met de boekingen erbij waar het uit komt. Aan het eind van de maand is er dus geen rekenwerk meer, alleen een controle. De onderbouwing die je bij een vraag nodig hebt, staat er al.
Extra schoonmaak, catering of opslag bestelt een huurder zelf uit de servicecatalogus; jij keurt goed. Gaat het om iets dat elke week terugkomt, dan leg je het vast als add-on met een eigen serviceovereenkomst die de klant in het portaal goedkeurt. Op de factuur staat het als aparte regel, dus de huurder ziet wat hij voor de ruimte betaalt en wat voor de dienst.
Of ongebruikt tegoed vervalt aan het eind van de periode of meegaat naar de volgende. Beide kan, maar het moet in Doory hetzelfde staan als in het contract; zet je het verkeerd, dan merk je dat pas in de eerste factuurronde. Gebruikt een huurder structureel het dubbele, dan is een hoger tegoed tegen een hogere prijs bij de verlenging voor beide kanten rustiger dan elke maand een naheffing.
Dat bepaal je zelf. Zorg dat de instelling in Doory hetzelfde is als wat er in het contract staat, anders merk je het verschil pas in de eerste factuurronde.