Services

Drie begrippen

• Catalogus: Wat het gebouw aanbiedt, met een vaste prijs of op prijsindicatie
• Serviceaanvraag: Een aanvraag van een gast of van het operations team, met een eigen gesprek
• Service: Wat het bedrijf afneemt en wat op de factuur komt

Een serviceaanvraag wordt een service zodra de prijs vaststaat en het operations team de aanvraag bevestigt. Een service die het operations team voorstelt, slaat de serviceaanvraag over.

Wie kan wat

• Operator Admin: Serviceaanvragen behandelen, prijsindicaties sturen, services voorstellen, Quick add gebruiken, de catalogus en de goedkeuringsgrenzen beheren
• Operator Contributor: Serviceaanvragen behandelen en prijsindicaties sturen
• Finance: Serviceaanvragen boven de Finance-grens goedkeuren, prijzen in de catalogus beheren
• Platform owner: Alles, ook de module aan- of uitzetten
• Beheerder: Serviceaanvragen van collega's goedkeuren, prijsindicaties accepteren, met een handtekening als het bedrag boven de tekengrens ligt
• Tekenbevoegde: Door het operations team voorgestelde services goedkeuren met een handtekening
• Gast: Aanvragen uit de catalogus en het gesprek volgen

De weg van een serviceaanvraag

1. Een gast vraagt iets aan uit de catalogus of beschrijft zelf wat nodig is.
2. De beheerder keurt de aanvraag goed. Vraagt de beheerder zelf aan, dan gaat die direct naar het operations team.
3. Het operations team stuurt een prijsindicatie als de prijs nog niet vaststaat.
4. Ligt het bedrag boven de tekengrens van het gebouw, dan accepteert de beheerder met een handtekening. Op of onder de tekengrens geldt de prijs meteen als akkoord.
5. Ligt het bedrag boven de Finance-grens, dan keurt Finance de aanvraag ook goed, standaard voordat het bedrijf tekent.
6. Het operations team bevestigt de aanvraag en de service komt op de factuur van het bedrijf.

Op de pagina van een serviceaanvraag in Doory Admin zie je deze stappen onder Route, met de stap die nu aan de beurt is.

Waar vind je het

• Aanvragen uit de catalogus: Doory webportal, Doory App
• Serviceaanvraag namens een bedrijf of voor het gebouw: Doory Admin
• Quick add aan de balie: Doory Admin
• Gesprek over een serviceaanvraag: Doory Admin, Doory webportal, Doory App
• Prijsindicatie sturen: Doory Admin
• Goedkeuren als Finance: Doory Admin
• Goedkeuren en tekenen door het bedrijf: Doory webportal, Doory App
• Service voorstellen aan een bedrijf: Doory Admin
• Catalogus beheren: Doory Admin

• Doory Admin: Services › Services, met de tabs Requests en Company services en Services › Catalogue
• Doory webportal: Service › Services
• Doory App: tab met de naam van je gebouw › My add-ons. Beheerders en tekenbevoegden hebben daar ook Add-on requests.

Finance kan een aanvraag ook goedkeuren via de link in de goedkeuringsmail, zonder account.

Aanzetten en instellen

Team Doory zet de module Services aan. De instellingen vind je onder Settings › Policy per module › Services.

• Signing threshold (excl. VAT): Boven dit bedrag tekent het bedrijf in het Doory webportal of de Doory App. Op of onder het bedrag geldt de prijs als akkoord. Standaard: 0: elke prijs wordt getekend.
• Finance approval above (excl. VAT): Boven dit bedrag keurt Finance de aanvraag eerst goed. Standaard: Leeg: alleen als het operations team erom vraagt.
• Finance e-mail: Krijgt de goedkeuringslink. Finance keurt goed vanuit de mail zonder account. Standaard: Leeg.
• Start sending after: Vanaf welk uur herinneringen uitgaan. Standaard: 17 uur.
• Guests see the whole company: Gasten zien alle serviceaanvragen van hun bedrijf, niet alleen hun eigen. Standaard: Uit.

Het operations team kan per aanvraag van de tekengrens en de Finance-grens afwijken.

Of services op de huurfactuur komen of op een aparte factuur, stel je in bij de financiële instellingen onder Extras invoicing.

Samenhang met andere modules

• Bedrijven en gasten: de tekenbevoegden van een bedrijf keuren voorgestelde services goed. Per bedrijf stel je in of gasten alle serviceaanvragen van het bedrijf zien.
• Facturatie: een service komt mee in de maandelijkse factuurronde, via de overeenkomst van het bedrijf.
• Vergaderruimtes en boekingen: een catalogusitem kan ook bij een boeking van een vergaderruimte of een dagpas worden aangeboden. Catering heeft een eigen soort item in de catalogus.

Taken

• De catalogus inrichten (Operator Admin, Finance)
• Een serviceaanvraag behandelen (Operator Admin, Operator Contributor, Finance)
• Een service voorstellen aan een bedrijf (Operator Admin)
• Een service aanvragen (gasten)
• Services goedkeuren en tekenen (beheerders en tekenbevoegden)

Veelgestelde vragen

Moet een gratis service getekend worden? Nee. Een gratis service keur je goed zonder handtekening. Ook een bedrag op of onder de tekengrens van het gebouw hoeft niet getekend te worden.

Kan een bedrijf een terugkerende service zelf stoppen? Nee. Het operations team beëindigt een service, met een einddatum of door hem te annuleren.

Wat gebeurt er als het bedrijf de prijsindicatie afwijst? De prijsindicatie vervalt. Het operations team ziet het antwoord in het gesprek en kan een nieuwe prijsindicatie sturen.

Krijgt de gast een e-mail? Bij serviceaanvragen niet: de gast krijgt een melding in het Doory webportal en een pushmelding in de Doory App. Bij een voorgestelde service krijgen de tekenbevoegden wel een e-mail. Finance krijgt een e-mail als een aanvraag op hun goedkeuring wacht.

Kan een prijs per kwartaal? Ja. In de catalogus kies je eenmalig, maandelijks of per kwartaal en ook een prijsindicatie kan per kwartaal.

Wat is een interne aanvraag? Een inkoop voor het gebouw zelf, zoals een nieuwe lamp of een reparatie. Die gaat zo nodig langs Finance, wordt als kosten geboekt en komt nooit op de factuur van een bedrijf.

Wijzigingen

• 3 november 2026: tekengrens en Finance-grens, interne aanvragen, Quick add, prijzen per kwartaal in de catalogus en de definitieve woordenlijst.
• 26 oktober 2026: eerste versie.