Een serviceaanvraag behandelen

De lijst met serviceaanvragen

Ga naar: Services › Services › Requests

Bovenaan filter je op status: Open, Awaiting admin (wacht op de beheerder), Awaiting Finance, Pending, Completed en Rejected / cancelled. Met Everyone, Guests en Internal kies je tussen aanvragen van bedrijven en inkopen voor het gebouw zelf. Aanvragen met ongelezen berichten staan bovenaan.

Een serviceaanvraag beantwoorden

Klik op een aanvraag. Links staat het gesprek, rechts de gegevens, de Route en de prijs.

Kies onder het gesprek wat je stuurt:

• Message: een bericht aan de gast. De gast krijgt een melding.
• Internal note: een notitie voor het operations team. De gast ziet die niet.
• Price: een prijsindicatie.

Een prijsindicatie sturen

1. Kies Price.
2. Vul het bedrag exclusief btw in.
3. Kies one-off, per month of per quarter.
4. Vul eventueel een toelichting in, bijvoorbeeld wanneer en waar het werk gebeurt.
5. Klik op Send price.

Wat er daarna gebeurt, hangt af van het bedrag:

• Boven de tekengrens accepteert of weigert de beheerder de prijsindicatie met een handtekening. Na acceptatie zie je bij de prijs wie heeft getekend.
• Op of onder de tekengrens geldt de prijs meteen als akkoord.
• Boven de Finance-grens gaat de aanvraag eerst naar Finance. Bovenaan staat dan Waiting for Finance, met het adres waar de goedkeuringsmail naartoe ging. Met Send e-mail again stuur je die opnieuw.

Goedkeuren als Finance

Heb je de rol Finance, dan zie je bij een aanvraag die op je wacht Approve as Finance en Reject as Finance. Bij afwijzen geef je een reden; de aanvrager ziet die. Finance kan ook goedkeuren via de link in de goedkeuringsmail, zonder account.

De serviceaanvraag afronden

• Confirm bevestigt de aanvraag. Daarna wordt de knop Complete.
• Reject wijst de aanvraag af.
• Met de Status rechts zet je de aanvraag ook handmatig op een andere status. Zolang de aanvraag bij de beheerder ligt, kun je die alleen afwijzen. Ligt de aanvraag bij Finance, dan kun je die alleen afwijzen of annuleren.

Een serviceaanvraag namens een bedrijf of voor het gebouw

Belt een gast of vraagt die iets aan de balie, maak dan zelf een aanvraag aan met New request.

1. Kies bij For whom Company en zoek het bedrijf. Is het een inkoop voor het gebouw zelf, kies dan Internal.
2. Kies een Subject uit de catalogus of Other. Met Duplicate an earlier request neem je de gegevens van een eerdere aanvraag over.
3. Vul een Short description in en eventueel de prijs bij Price excl. VAT.
4. Vink zo nodig Finance approval needed aan en kies bij Customer signs Per threshold (de tekengrens geldt), Always of Not needed.
5. Controleer rechts de Route en klik op Create request.

Een aanvraag die je zelf met een prijs aanmaakt, gaat na akkoord van het bedrijf en eventueel Finance direct naar de facturatie.

Quick add aan de balie

Geef je iets mee aan de balie, zoals een parkeerkaart of postzegels, gebruik dan Quick add. Kies het bedrijf, het item en het aantal en klik op Add. De catalogusprijs geldt, de aanvraag staat meteen op Completed en de service komt op de volgende factuur van het bedrijf.

Quick add werkt alleen voor items die in de catalogus voor Quick add zijn aangevinkt en alleen onder de tekengrens en de Finance-grens. Voor een hoger bedrag gebruik je New request.

Wat er daarna gebeurt

• Een aanvraag openen markeert die als gelezen. Reageert een collega, dan staat de teller voor iedereen weer op nul.
• Staat de prijs vast en is de aanvraag bevestigd, dan maakt Doory de service aan en koppelt die aan de lopende overeenkomst van het bedrijf, zodat hij in de factuurronde meekomt.
• Wordt een aanvraag geannuleerd of afgewezen, dan vervalt ook de bijbehorende service, tenzij die al is gefactureerd.
• Een interne aanvraag wordt na Complete als kosten geboekt en komt niet op een factuur.

Goed om te weten

• Een nieuwe prijsindicatie vervangt een prijsindicatie waarop het bedrijf nog niet heeft gereageerd.
• Een aanvraag op Completed laat een maandelijkse service gewoon doorlopen. Stoppen doe je bij de service zelf.
• Documenten voeg je toe met Upload document onder Documents. Met Upload for Finance voeg je een document toe dat alleen het operations team en Finance zien.
• Delete request verwijdert de aanvraag en het gesprek definitief.

Zie ook

• Een service voorstellen aan een bedrijf
• Services goedkeuren en tekenen