Add-ons

Drie begrippen

• Catalogus: Wat het gebouw aanbiedt, met een vaste prijs of op aanvraag
• Verzoek: Een aanvraag van een huurder, met een eigen gesprek met het gebouwteam
• Add-on: Wat het bedrijf afneemt en wat op de factuur komt

Een verzoek wordt een add-on zodra de prijs is geaccepteerd. Een add-on die Operations voorstelt, slaat het verzoek over.

Wie kan wat

• Operations: Verzoeken behandelen, prijzen sturen, add-ons voorstellen, de catalogus beheren
• Finance: Prijzen in de catalogus beheren, add-ons op de factuur zetten
• Platform Lead: Alles, en de module aan- of uitzetten
• Company Admin: Verzoeken van leden goedkeuren, prijzen accepteren met een handtekening
• Tekenbevoegde: Door Operations voorgestelde add-ons goedkeuren met een handtekening
• Member: Bestellen uit de catalogus en het gesprek volgen

De weg van een verzoek

1. Een lid bestelt iets uit de catalogus.
2. De bedrijfsbeheerder keurt het verzoek goed. Bestelt de bedrijfsbeheerder zelf, dan gaat het direct naar het gebouwteam.
3. Operations stuurt een prijs, als die nog niet vaststaat.
4. De bedrijfsbeheerder accepteert de prijs. Kost het geld, dan is accepteren tekenen.
5. De add-on komt op de factuur van het bedrijf.

Waar vind je het

• Bestellen uit de catalogus: portaal, app
• Verzoek namens een bedrijf: beheerconsole
• Gesprek over een verzoek: beheerconsole, portaal, app
• Prijs sturen: beheerconsole
• Goedkeuren en tekenen: portaal, app
• Add-on voorstellen aan een bedrijf: beheerconsole
• Catalogus beheren: beheerconsole

• Beheerconsole: Add-ons › Add-ons (verzoeken en add-ons per bedrijf) en Add-ons › Catalogue
• Portaal: Service › Add-ons
• App: tab met de naam van je gebouw › Mijn add-ons. Bedrijfsbeheerders en tekenbevoegden hebben daar ook Add-on-aanvragen.

Aanzetten en instellen

De module heet in de instellingen nog Services. Het platformteam zet hem aan. Ga voor de instellingen naar Settings › Policy per module › Services.

• Send service reminder emails: Herinneringen bij onbeantwoorde berichten en openstaande goedkeuringen. Standaard: Aan.
• Start sending after: Vanaf welk uur herinneringen uitgaan. Standaard: 17 uur.
• Members see the whole company: Leden zien alle verzoeken van hun bedrijf, niet alleen hun eigen. Standaard: Uit.

Of add-ons op de huurfactuur komen of op een aparte factuur, stel je in bij de financiële instellingen onder Extras invoicing.

Samenhang met andere modules

• Bedrijven en leden: de tekenbevoegden van een bedrijf keuren voorgestelde add-ons goed.
• Facturatie: een add-on komt mee in de maandelijkse factuurronde, via de overeenkomst van het bedrijf.
• Vergaderruimtes: een catalogusitem kan ook bij een ruimteboeking of een dagpas worden aangeboden.

Taken

• De catalogus inrichten (Operations)
• Een verzoek behandelen (Operations)
• Een add-on voorstellen aan een bedrijf (Operations)
• Een add-on aanvragen (huurders)
• Add-ons goedkeuren en tekenen (bedrijfsbeheerders en tekenbevoegden)

Veelgestelde vragen

Moet een gratis add-on getekend worden? Nee. Een gratis add-on keur je goed zonder handtekening.

Kan een huurder een terugkerende add-on zelf stoppen? Nee. Het gebouwteam beëindigt een add-on, met een einddatum of door hem te annuleren.

Wat gebeurt er als het bedrijf de prijs afwijst? Het verzoek blijft open. Operations kan een nieuwe prijs sturen.

Krijgt de huurder een e-mail? Bij verzoeken niet: de huurder krijgt een melding in het portaal en een pushmelding in de app. Bij een voorgestelde add-on krijgen de tekenbevoegden wel een e-mail.

Kan een prijs per kwartaal? Ja, als Operations een prijs stuurt. In de catalogus kies je alleen eenmalig of maandelijks.

Wijzigingen

• 26 oktober 2026: eerste versie.