Gasten die al verwacht worden
Huurders melden hun bezoek zelf vooraf aan. Bij aankomst weet de receptie wie er komt en voor wie, en gaat de melding meteen naar de juiste persoon.
Wachten in de hal is een informatieprobleem
Een gast komt binnen en zegt een naam. De receptie zoekt in een agenda die niet van haar is, belt naar boven en krijgt geen antwoord. In een pand met veertig huurders gebeurt dat een paar keer per dag. Het kost twee mensen tijd en het is de eerste indruk die je gast van je pand krijgt.
Vooraf aanmelden
Huurders zetten hun gasten zelf in de agenda, met tijdstip en gastheer.
Ontvangst bij de balie
De receptie ziet wie er verwacht wordt en meldt de aankomst met één handeling.
Overzicht per pand
Wie er is geweest, voor wie en wanneer, terug te zien per dag en per huurder.
Van aanmelding tot ontvangst
Elke stap hangt aan de member die de gast uitnodigt.
De huurder meldt zijn gast vooraf aan
Naam, bedrijf en tijdstip, meer is het niet. Het bezoek hangt daarna aan de member als gastheer, dus bij aankomst is meteen duidelijk bij wie iemand hoort. Aanmelden doet de huurder zelf in het portaal of de app; jouw team hoeft er niet tussen te zitten.
De gast krijgt de praktische informatie
Adres, verdieping en waar hij zich meldt, in een bericht dat hij bij zich heeft. Hoort het bezoek bij een vergaderruimte, dan gaat diezelfde informatie mee in de agenda-uitnodiging van de boeking. Daarmee verdwijnt de rol van de organisator als doorgeefluik, en daar ontstaan de meeste misverstanden.
De receptie werkt met de dagweergave
's Ochtends staat er een lijst: wie er komt, bij wie en om hoe laat. Meldt de gast zich, dan checkt de receptie hem in met één handeling en krijgt de gastheer meteen een melding. Geen telefoontje, geen zoektocht. Werkt er een kiosk in je hal, dan kan een gast zich daar ook zelf melden als er niemand achter de balie zit.
Wat je met je huurders afspreekt
Dat gasten vooraf worden aangemeld. Dat is een huisregel, geen instelling: doe je het niet, dan blijft de receptie dezelfde telefoontjes plegen. Zet het in je huisregels en neem het mee in de uitleg bij een nieuwe huurder, dan loopt het na een paar weken vanzelf. Je krijgt er een overzicht voor terug van wie er vandaag in je gebouw is, wat bij een ontruiming het eerste is wat je nodig hebt.
Bezoekersregistratie
Huurders melden hun bezoek zelf vooraf aan. Bij aankomst weet de receptie wie er komt en voor wie, en gaat de melding meteen naar de juiste persoon.
Veelgestelde vragen
Ja. Zonder balie krijgt de gastheer de melding rechtstreeks, zodat hij zijn gast zelf kan ophalen.