Zalen die members zelf boeken

Vergaderruimtes zijn de kleinste transactie in je pand en kosten vaak de meeste tijd. In Doory boeken members zelf, in het portaal of in de app. Jij hebt een dag- en weekkalender waarin je boekingen namens huurders maakt, walk-ins inschiet en terugkerende series aanmaakt.

Boeken via de balie loopt altijd vast

De klassieke situatie: een huurder mailt of loopt naar de balie, iemand kijkt in een agenda, typt de boeking over en mailt terug. Bij twintig huurders is dat een half uur per dag en minstens één keer per week een dubbele boeking, omdat iemand een reservering telefonisch aannam en niet meteen vastlegde.

Wat een member ziet

De zalen van zijn gebouw, met capaciteit, voorzieningen en foto, en per dag wat vrij is. Hij kiest een tijdvak en boekt. Heeft zijn bedrijf inbegrepen tegoed, dan ziet hij meteen wat de boeking van dat tegoed afhaalt en wat er daarna nog over is. Gaat hij eroverheen, dan ziet hij het tarief voordat hij bevestigt. Dat voorkomt de discussie achteraf op de factuur.

Wat de operator erbij heeft

Een dag- en weekkalender over alle zalen van het gebouw. Daarin doe je de dingen die members niet zelf kunnen:

Boeken namens een huurder, bijvoorbeeld als de directeur belt en zijn assistent geen account heeft. Walk-ins inschieten, voor iemand die er nu staat en een uur nodig heeft. Terugkerende series aanmaken, voor de wekelijkse standup of een maandelijkse aandeelhoudersvergadering. Een boeking verplaatsen als er onderhoud gepland staat, waarbij de huurder automatisch bericht krijgt.

Blokkeer je een zaal voor onderhoud of een eigen event, dan is hij voor niemand meer boekbaar. Dat is één handeling, geen mail naar alle huurders met het verzoek die middag niets te plannen.

Wat het je oplevert

De balie is geen boekingskantoor meer. En omdat elke boeking in het systeem staat met bedrijf, tijd en zaal, heb je aan het eind van de maand geen reconstructie nodig: het zaalgebruik, het creditverbruik en de overage rollen eruit.

Voor de bezetting van je zalen krijg je bovendien iets wat je aan de balie nooit zag. Welke zaal wordt structureel niet gebruikt, welke zit elke dinsdagochtend vol, en welke huurder gebruikt drie keer zoveel als de rest. Dat is de basis voor een gesprek over een grotere zaal of een hoger tegoed.

Wat je zelf instelt

Per zaal: capaciteit, tarief, hoe lang vooruit er geboekt mag worden en het kortste tijdvak. Per gebouw: wie welke zalen mag boeken. Een grote boardroom kun je beperken tot bepaalde bedrijven of tot goedkeuring door je eigen team.