Vaste plekken en flexplekken op één kaart

Naast units beheer je in Doory losse werkplekken. Per kantoor of open ruimte leg je een seat-map aan, waarin je per bureau aangeeft of het een vaste plek is of een reserveerbare flexplek. Members zien op de kaart wat vrij is en boeken zelf.

Waar het meestal misgaat

Vaste plekken en flexplekken worden op verschillende manieren bijgehouden. De vaste plekken staan in het contract, de flexplekken in een spreadsheet of een tool die niets van je contracten weet. Gevolg: iemand met een vaste plek boekt per ongeluk een flexplek, of twee mensen komen op maandag op hetzelfde bureau uit. En als een huurder van vier naar zes werkplekken groeit, moet je dat op twee plekken bijwerken.

Eén seat-map per ruimte

Je tekent de bureaus in op de plattegrond van de ruimte. Elk bureau krijgt een type: vast toegewezen aan een member, of reserveerbaar per dag of per deel van de dag. Vaste plekken hangen aan de allocatie in het contract van het bedrijf, dus de plek is bezet zolang het contract loopt. Reserveerbare plekken staan open voor de groepen die jij aanwijst: alle members van het gebouw, één bedrijf, of dagpashouders.

Members boeken zelf in het portaal of in de mobiele app. Ze zien de kaart, kiezen een plek en zien meteen op welke dagen die vrij is. Dubbele boekingen kunnen niet, want de plek is één object met één agenda.

Voor de operator

Je ziet per dag hoeveel plekken bezet zijn en welke leeg blijven, per ruimte en per verdieping. Dat is de basis voor twee beslissingen die je regelmatig neemt: kan ik hier nog een bedrijf bij plaatsen, en klopt de verhouding tussen vaste en flexibele plekken nog. Zit een ruimte structureel op 40% op vrijdag, dan weet je dat voordat een huurder erover begint.

Groeit een huurder, dan wijs je extra bureaus toe binnen de allocatie. Vertrekt een huurder, dan komen de plekken vrij op de datum die in het contract staat, niet op de dag dat iemand eraan denkt.

Wat je zelf bepaalt

Hoe streng je bent. Je stelt in of flexplekken per dag of per dagdeel geboekt worden, hoe lang vooruit dat mag, en of no-shows automatisch vrijkomen. Dat beleid staat per gebouw, dus in een druk pand kun je strakker zijn dan in een pand met ruimte over.