Rechten die passen bij de rol

In een pand werken meer mensen dan alleen de beheerder: een receptionist, iemand voor de financiën, een facilitair collega, misschien een externe boekhouder. Doory heeft fijnmazige admin-rechten met templates zoals Finance Controller en Operations Lead, en een goedkeuringsworkflow voor gevoelige acties.

Waarom één beheerdersaccount niet werkt

Toch is dat de praktijk in veel panden: één inlog die iedereen gebruikt, of iedereen volledig beheerder. Het gevolg is dat de receptionist bij de contracten en de huurprijzen kan, en dat je bij een fout niet kunt zien wie hem maakte. Bij vertrek van een medewerker wordt het wachtwoord veranderd en krijgt iedereen het nieuwe.

Wat een rol regelt

Wat iemand ziet en wat iemand mag doen. Een receptionist heeft de bezoekers van vandaag, de pakketten en de zaalkalender nodig, en niets van de contracten of de facturen. Een financiële rol heeft de factuurruns, de betalingen en de aanmaningen nodig, en hoeft niet bij de toegangsgroepen. Een Operations Lead zit ertussenin.

De templates zijn een startpunt, geen keurslijf. Je begint met Finance Controller of Operations Lead en past aan wat in jouw pand anders werkt. Rechten gelden per gebouw, dus iemand die één locatie beheert, ziet de andere panden niet.

De goedkeuringsworkflow

Voor acties met gevolgen kun je een tweede paar ogen verplicht stellen. Een verlenging met een korting, een refund, een creditcorrectie: die gaan dan niet door met één klik. Wie het aanvroeg en wie het goedkeurde, staat vast. Bij verlengingsbesluiten is dat het vierogenprincipe dat in de verlengingsbewaking terugkomt.

Dat is niet bedoeld om je team te wantrouwen. Het is bedoeld om aan een eigenaar of accountant te kunnen aanwijzen hoe een besluit tot stand kwam.

Waarom dit ook voor kleine teams telt

Werk je met drie mensen, dan lijkt dit overdreven. Tot iemand ziek is, iemand nieuw begint of iemand vertrekt. Rollen maken instroom en uitstroom een handeling van een minuut, en samen met het audit log kun je altijd terugzien wie wat deed.

Wat je één keer moet doen

Bepalen wie welke rol krijgt, en welke acties gevoelig zijn. Neem daar bij de onboarding een half uur voor, met de mensen die het werk doen erbij.