Persoonsgegevens die je kunt verantwoorden

Een pand beheren betekent persoonsgegevens beheren: namen van members, e-mailadressen, bezoekers, toegangslogs. Doory ondersteunt dat met versiebeheerde privacyverklaringen, consent-registratie, inzage- en verwijderverzoeken (DSAR) en een automatisch retentiebeleid.

Waarom dit meer is dan een verklaring op je site

De AVG vraagt niet alleen dat je uitlegt wat je doet, maar ook dat je het kunt aantonen en dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig. In de praktijk loopt het daar vast. De privacyverklaring staat als PDF op de site, instemmingen zijn nergens vastgelegd, en gegevens uit 2019 staan er nog omdat niemand opruimt.

Wat Doory ondersteunt

Versiebeheerde privacyverklaringen. Net als bij de voorwaarden krijgt elke versie een ingangsdatum, en Doory legt vast wie welke versie zag.

Consent-registratie. Waar iemand instemt, bijvoorbeeld bij de uitnodiging als member of bij een publieke checkout, wordt vastgelegd wat er is geaccepteerd en wanneer.

Inzage- en verwijderverzoeken. Vraagt iemand welke gegevens je van hem hebt, of om verwijdering, dan is er een route om dat te verwerken. Dat is een verplichting met een termijn, en zonder hulpmiddel is het handmatig zoeken in vier systemen.

Automatisch retentiebeleid. Je stelt in hoe lang je gegevens bewaart, bijvoorbeeld bezoekersregistraties en toegangslogs, en Doory ruimt daarna op.

Waar je zelf over moet beslissen

Over de termijnen en de grondslagen. Hoe lang bewaar je toegangsdata en waarom, hoe lang bezoekersgegevens, en wat doe je met de mailcorrespondentie uit de mailbox-sync. Dat zijn keuzes van jouw organisatie, en het zijn precies de keuzes die bij een controle gevraagd worden.

Bespreek toegangslogs en mailsync met je team en met je huurders. Technisch kan er veel, en juist daarom is het beter om vooraf vast te leggen wat je wel en niet gebruikt.

De grens van het product

Doory is geen jurist en geen functionaris gegevensbescherming. Er wordt geen privacyverklaring voor je opgesteld en er wordt niet beoordeeld of jouw grondslagen kloppen. Wat Doory doet, is het mogelijk maken om vast te leggen, aan te tonen en op te ruimen.