Overschrijdingen die al als concept klaarstaan

Overage is de omzet die het vaakst blijft liggen. Een huurder gaat over zijn vergaderzaal-tegoed heen, niemand rekent het uit, en de maand erna is het vergeten. Doory berekent de overschrijding per bedrijf en zet er een e-mailconcept bij, desgewenst direct in je Outlook-inbox.

Waarom overage zo vaak wegloopt

Omdat het rekenwerk per bedrijf apart moet, en omdat het gesprek erover ongemakkelijk is. Je moet weten wat er inbegrepen was, wat er gebruikt is, welk tarief geldt en welke zaal het was. Dat is vijf minuten per huurder als het goed gaat, en bij twintig huurders schuif je het naar volgende week. Bovendien wil niemand een factuurregel sturen die tot een discussie leidt zonder onderbouwing.

Wat Doory klaarzet

Per bedrijf: het inbegrepen tegoed, het verbruik, de overschrijding en het bedrag tegen de tarieven per zaal. Daaronder de boekingen waar de overschrijding uit komt, met datum en zaal. Dat is de onderbouwing die je bij een vraag nodig hebt.

Daarnaast staat er een e-mailconcept klaar met dat overzicht erin. Een concept, geen verzonden mail. Je leest het na, past de toon aan voor die ene huurder waar je een gesprek mee hebt, en verstuurt. Wil je liever vanuit je eigen mailprogramma werken, dan komt het concept in je Outlook-inbox te staan.

Waarom een concept en geen automatische mail

Omdat de eerste keer dat een huurder een overage-mail krijgt, het gesprek belangrijker is dan het bedrag. Soms is de juiste actie geen factuur maar een voorstel voor een hoger tegoed bij de volgende verlenging. Dat besluit hoort bij jou, niet bij een automatisme.

Wat het je oplevert

Overage die daadwerkelijk wordt doorbelast, en een gesprek dat over cijfers gaat in plaats van over gevoel. Uit de creditrapportage zie je bovendien welke huurders structureel overschrijden. Dat is bruikbare informatie bij een verlenging: een hoger tegoed tegen een hogere prijs is voor beide kanten rustiger dan elke maand een naheffing.

Wat je zelf instelt

Of overschrijdingen op de reguliere factuur komen of apart worden aangekondigd, en of ongebruikt tegoed vervalt. Zorg dat die instelling hetzelfde is als wat er in het contract staat.