Mail met huurders bij de juiste huurder

De meeste kennis over een huurder zit in iemands mailbox, en die is voor de rest van je team onzichtbaar. Met de Microsoft 365-koppeling komt alle e-mailcorrespondentie met huurders automatisch bij het juiste bedrijf en de juiste persoon te staan.

Wat er gebeurt als iemand op vakantie is

De collega die de zaak overneemt, weet niet wat er is afgesproken. Hij mailt de huurder met een vraag die twee weken eerder al is beantwoord, of hij zegt iets toe dat botst met een eerdere afspraak. Bij het vertrek van een medewerker is het erger: dan verdwijnt de geschiedenis met de mailbox.

Hoe de sync werkt

Je koppelt je Microsoft 365-mailbox. Doory kijkt naar de afzenders en ontvangers en koppelt de correspondentie aan het bedrijf en de contactpersoon in het bedrijfsdossier. In het dossier staat dan de mailgeschiedenis naast de contracten, de facturen, de meldingen en de serviceaanvragen.

Je blijft mailen zoals je gewend bent, in Outlook. Er is geen nieuw postvak en geen nieuw programma. De koppeling zorgt alleen dat het gesprek ook op de plek staat waar de rest van de huurdersinformatie staat.

Waarom dat de moeite is

Omdat de vragen die je krijgt bijna altijd context nodig hebben. Een huurder die belt over zijn factuur, een discussie over de opzegtermijn, een klacht die al eerder speelde: in alle gevallen wil je zien wat er eerder is gezegd. Eén klik in het bedrijfsdossier is sneller dan zoeken in een mailbox waar je geen toegang tot hebt.

Waar je het over moet hebben voordat je het aanzet

Privacy. Zakelijke mail met huurders bevat persoonsgegevens, en een collega die het dossier opent, ziet dat gesprek. Bepaal wie welke dossiers mag zien met de rollen en rechten, en leg vast hoe lang je correspondentie bewaart. Doory ondersteunt een retentiebeleid, maar de keuze is aan jou.

Bespreek het ook met je team. Een mailbox die meeleest voelt anders dan een map met contracten, ook als het alleen om huurderscorrespondentie gaat.