Leden toevoegen zonder heen en weer mailen

Achter elk bedrijf zitten mensen, en die mensen hebben toegang, boekingen en meldingen. In Doory beheer je die als members: per bedrijf een personenregister, met een uitnodigingsflow, een toegangsstatus en communicatievoorkeuren per persoon.

Het klassieke probleem: de lijst met namen

Een nieuwe medewerker bij een huurder betekent nu meestal een mailtje aan de beheerder, die een sleutel uitgeeft, een naam toevoegt aan een lijst en misschien een account aanmaakt in de boekingstool. Vertrekt iemand, dan hoort de beheerder dat zelden op tijd. Het gevolg is een sleutellijst waarop mensen staan die er al een half jaar niet meer werken.

Hoe het in Doory loopt

De contactpersoon van het bedrijf nodigt zelf zijn collega's uit, of jij doet het. De uitgenodigde persoon krijgt een mail, maakt zijn account aan en staat daarna in het register van dat bedrijf. Per member zie je de status: uitgenodigd, actief, of geen toegang meer.

Aan die status hangt de rest. Een actieve member kan vergaderzalen boeken, flexplekken reserveren, meldingen maken, services aanvragen en zich aanmelden voor events. Heeft het gebouw een slotenkoppeling, dan wordt de toegang automatisch ingericht bij activatie en weer ingetrokken bij vertrek. Je hoeft niet apart aan de sleutels te denken.

Communicatievoorkeuren staan per persoon. De één wil push-notificaties in de app, de ander alleen mail. Bij een massamail of een storingsmelding gebruikt Doory die voorkeur.

Wat het betekent bij in- en uitstroom

Uitstroom is het punt waar het echt uitmaakt. Zet je een member op inactief, dan valt in één keer alles weg: portaal, app, toegang tot het gebouw en toekomstige boekingen. Dat is één handeling in plaats van vier, en het staat in het audit log, dus later is terug te zien wanneer het gebeurde en door wie.

Bij instroom werkt het dezelfde kant op. Iemand die vandaag begint, kan vandaag boeken en naar binnen, zonder dat jij achter een sleutel aan hoeft.

Wat je zelf inricht

Hoeveel je bij de huurder legt. Je kunt de contactpersoon van elk bedrijf het recht geven om zelf leden toe te voegen en te verwijderen, of dat bij je eigen team houden. In een pand met veertig kleine huurders wil je het eerste. Bij een gebouw met strenge toegangseisen misschien niet.

Let op de rekening: members bepalen een deel van de prijs, €1,50 per member per maand. Inactieve leden opruimen is dus ook opruimen in je kosten.