Je rent roll erin, je administratie eruit

De grootste drempel bij overstappen is niet de software, het is het overtypen. Daarom begint Doory bij het bestand dat je al hebt. Je uploadt je rent roll of bezettings-Excel en Doory leest zelf de kolomindeling. Daaruit komt een voorstel voor kantoren, bedrijven, contracten en facturatieregels, dat jij nakijkt voor het definitief wordt.

Waarom kolommen mappen zo vaak vastloopt

Elke bezettingslijst is anders gegroeid. De ene heeft "Unit" en "Huurder", de andere "Ruimte nr." en "Bedrijfsnaam", met samengevoegde cellen, een kopregel op rij zeven en drie tabbladen die niemand meer gebruikt. De klassieke aanpak is een importsjabloon waarin jij je eigen bestand moet passen. Dat kost dagen, en de fouten die daarbij ontstaan kom je maanden later tegen in een factuur.

Hoe het in Doory werkt

Je uploadt het bestand zoals het is. Doory herkent per kolom waar het waarschijnlijk om gaat: unitnummer, huurdersnaam, oppervlakte, prijs, ingangsdatum, einddatum, opzegtermijn. Op basis daarvan maakt Doory een voorstel: dit worden je kantoren, dit worden je bedrijven, dit worden de contracten met hun allocaties, en hier komen de facturatieregels uit.

Dat voorstel is nog geen administratie. Je loopt het na in de import-workspace, ziet per regel wat Doory ervan begrepen heeft, past aan wat niet klopt en keurt goed. Pas dan worden de records aangemaakt. Vindt Doory iets niet, bijvoorbeeld een opzegtermijn die nergens in het bestand staat, dan blijft dat veld leeg en zichtbaar leeg. Doory verzint geen contractvoorwaarden.

Wat dat betekent voor je overstap

Je hoeft geen sjabloon te vullen en geen kolommen te slepen. Je begint met de lijst die je maandag ook al gebruikte, en je bent bezig met controleren in plaats van typen. Dat is de reden dat een gebouw binnen twee weken live kan staan.

Klopt er onderweg iets niet in je bronbestand, dan is dat geen ramp. Je ruwe upload blijft bewaard, dus je kunt een import terugdraaien en opnieuw doen met een verbeterd bestand.

Waar je zelf naar moet kijken

Naar prijzen en einddatums. Dat zijn de twee velden waar een verkeerde interpretatie het meeste kost, en dus de twee velden waar de reviewstap echt voor bedoeld is. Neem er een uur voor met de lijst ernaast.