Inbegrepen tegoed dat zichzelf bijhoudt

Bijna elk huurcontract bevat een aantal uren vergaderruimte per maand. Doory houdt dat tegoed per bedrijf bij als credits: wat er inbegrepen is, wat er verbruikt is, en wat er boven het tegoed uit gaat. Met tarieven per zaal en volledige historie.

Waarom dit nu bijna nooit klopt

Het tegoed staat in het contract, het gebruik in een boekingstool en het doorbelasten in Excel. Aan het eind van de maand telt iemand handmatig op hoeveel uur bedrijf X heeft geboekt, kijkt in het contract wat erbij zit, en rekent het verschil uit. Bij vijftien huurders is dat een middag werk. En omdat het handwerk is, gebeurt het niet elke maand, waardoor overage stilletjes verdwijnt.

Hoe credits in Doory werken

Per bedrijf leg je vast hoeveel tegoed er per periode inbegrepen is. Elke boeking haalt daar automatisch van af, met de weging die bij die zaal hoort: een grote boardroom kan meer credits kosten per uur dan een kleine spreekkamer. De member ziet zijn stand bij het boeken, jij ziet de stand in het bedrijfsdossier.

Gaat een bedrijf over zijn tegoed, dan wordt dat als overage geregistreerd tegen het tarief dat voor die zaal geldt. Aan het eind van de maand is er dus geen rekenwerk meer, alleen een controle.

De historie is het punt

Doory bewaart het volledige verloop: welke boeking wanneer welke credits gebruikte, en welke overage daaruit kwam. Dat maakt het gesprek met een huurder kort. Een huurder die zegt dat hij nooit boven zijn tegoed komt, kan de eigen historie in het portaal zien. Bij een verlenging is die historie ook je onderbouwing: gebruikt een huurder structureel het dubbele, dan is een hoger tegoed tegen een hogere prijs een redelijk voorstel in plaats van een onderhandeling op gevoel.

Waar je op moet letten bij het inrichten

Op de periode en het aflopen. Bepaal of ongebruikt tegoed vervalt aan het eind van de maand of meegaat naar de volgende. Beide kan, maar het moet in het contract hetzelfde staan als in Doory. Zet je het verkeerd, dan merk je dat pas in de eerste factuurronde.

De grens van het product

Credits zijn geen betaalmiddel. Ze staan voor wat er in het contract is afgesproken, niet voor een tegoed dat een huurder kan opwaarderen of terugvragen. Voor externe partijen die af en toe een zaal willen, is de publieke zaalverkoop de route, niet een creditbundel.