Importeren zonder risico

Elke import in Doory loopt via de import-workspace. Je ruwe bestand blijft bewaard, de voorstellen die eruit komen worden eerst gereviewd, en een import is herhaalbaar en terug te draaien. Je zet dus nooit data over waar je niet meer vanaf komt.

Waarom importeren normaal gesproken spannend is

Bij de meeste systemen is een import een eenrichtingsstraat. Je drukt op importeren en daarna is het jouw probleem: dubbele bedrijven, contracten met de verkeerde einddatum, facturatieregels die niemand meer durft aan te raken. Het gevolg is dat mensen kleine stukjes gaan importeren en de rest met de hand doen, of de overstap uitstellen tot na de zomer.

Drie dingen die dat wegnemen

De ruwe data blijft staan. Doory bewaart het bestand zoals je het uploadde. Twijfel je later over een veld, dan kun je terug naar de bron in plaats van naar je e-mail.

Voorstellen zijn nog geen records. Wat uit de import komt, staat eerst als voorstel in de workspace. Per regel zie je wat Doory ervan gemaakt heeft en waar het onzeker over is. Je keurt goed, past aan of laat een regel liggen. Wat je niet goedkeurt, bestaat niet in je administratie.

Een import is herhaalbaar en terug te draaien. Ontdek je na de import dat je bronbestand een kolom verkeerd had, dan draai je de import terug en doe je hem opnieuw met het gecorrigeerde bestand. Je hoeft niet handmatig veertig records op te ruimen.

Hoe je dat in de praktijk gebruikt

Meestal in rondes. Eerst de units en de gebouwen, dan de bedrijven en de contracten, dan de members. Per ronde controleer je één ding goed in plaats van alles half. En omdat imports herhaalbaar zijn, kun je klein beginnen: importeer één verdieping, kijk of het beeld klopt, doe daarna de rest.

Ook na go-live blijft de workspace nuttig. Neem je een pand over met een eigen bezettingslijst, of komt er een nieuwe verdieping bij, dan gaat dat langs dezelfde route: uploaden, reviewen, goedkeuren.

De grens van het product

De workspace controleert of Doory je bestand goed begrepen heeft. Of je bestand zelf klopt, blijft jouw beoordeling. Staat er een verkeerde huurprijs in je rent roll, dan komt die verkeerde prijs netjes en herleidbaar in het voorstel terecht. Daarom is de reviewstap geen formaliteit.