Het contract als bron van waarheid

In Doory is het contract geen bijlage maar een record. Per bedrijf staat er een agreement met allocaties (welke ruimte, welke periode), clausules (breakopties, indexatie, opzegtermijn) en een tijdlijn van alle amendementen en verlengingen. Facturatie, bezetting en verlengingsbewaking komen daar allemaal uit.

Een PDF in een map weet niets

Bijna elke beheerder heeft de contracten als PDF op een schijf staan, en daarnaast een Excel met de belangrijkste velden overgetypt. Die twee lopen uit elkaar op het moment dat er een amendement bij komt. De PDF is dan nog steeds waar, maar niet meer volledig, en de Excel heeft iemand half bijgewerkt. Bij een discussie over de opzegtermijn moet je drie bestanden naast elkaar leggen om te weten wat er nu geldt.

Wat er in een agreement staat

Allocaties. Welke units of werkplekken dit bedrijf heeft, vanaf welke datum en tot wanneer. Een bedrijf kan meerdere allocaties hebben, bijvoorbeeld twee units op de tweede verdieping en vier flexplekken. Daar komen de factuurregels uit, en daar komt de bezettingsgraad uit.

Clausules. Opzegtermijn, breakopties, indexatie en de bijzondere afspraken die met dit bedrijf gemaakt zijn. Deze velden zijn geen vrije tekst maar echte data, want daar hangt de verlengingsbewaking aan.

Tijdlijn. Elk amendement, elke verlenging en elke uitbreiding staat als stap in de tijdlijn, met datum. Je ziet dus niet alleen wat er nu geldt, maar ook hoe je daar bent gekomen. Vraagt een huurder waarom de huur in maart is aangepast, dan is dat één scherm.

Waarom "bron van waarheid" geen mooi woord is

Omdat er maar één plek mag zijn waar de waarheid staat. Wijzig je de einddatum in het contract, dan verandert de verlengingsbewaking mee. Voeg je een unit toe aan een allocatie, dan verandert de volgende factuurronde mee en verandert je bezettingscijfer mee. Je werkt niet drie systemen bij, je werkt het contract bij.

Dat maakt ook controle eenvoudiger. Klopt een factuur niet, dan is de vraag niet "waar staat dit vandaan", maar "welke allocatie hoort hierbij".

De grens van het product

Doory is geen contractopstel-programma en geen juridisch advies. Je legt de afspraken vast die je met de huurder hebt gemaakt en bewaart het ondertekende document erbij. De onderhandeling en de juridische toets blijven jouw werk, of dat van je jurist.