Extra diensten met een eigen contract

Niet elke afspraak past in het huurcontract. Wekelijkse schoonmaak, extra opslag of een vaste cateringafspraak zijn losse producten met eigen voorwaarden en een eigen looptijd. In Doory leg je die vast als add-on met een eigen serviceovereenkomst, die de klant zelf goedkeurt.

Hoe het meestal loopt

Een huurder vraagt om extra schoonmaak. Iemand zegt ja per mail, spreekt een prijs af en zet een aantekening in de factuurregels. Drie maanden later weet niemand meer wat er precies is afgesproken, of de schoonmaak loopt door terwijl de huurder denkt dat hij was gestopt. Bij de factuurronde komt de discussie: dit hebben wij nooit besteld.

Add-ons als apart product

Je legt een add-on vast als product met een prijs, een eenheid en een periode. Aan een bedrijf gekoppeld wordt het een serviceovereenkomst naast het huurcontract, met eigen ingangsdatum en eigen opzegtermijn. De huurder keurt die overeenkomst zelf goed in het portaal, dus er is een moment waarop de klant heeft gezegd: ja, dit wil ik, tegen deze prijs.

Vanaf dat moment loopt het mee in de facturatie. De add-on komt als eigen regel op de factuur, dus de huurder ziet wat hij voor de ruimte betaalt en wat voor de dienst. Bij een vraag over de factuur is dat het verschil tussen een gesprek van twee minuten en een middag uitzoeken.

Waarom de goedkeuring van de klant er echt in zit

Omdat de meeste discussies over servicekosten geen prijsdiscussies zijn maar toestemmingsdiscussies. Als de huurder in het portaal heeft goedgekeurd, en de geldende voorwaarden uit de voorwaardenbibliotheek daarbij zijn getoond, staat vast wat er is afgesproken en wanneer. Dat is ook fijn als de contactpersoon bij de huurder verandert.

Wat dit voor je marge betekent

Add-ons zijn de plek waar extra omzet per pand ontstaat, en tegelijk de plek waar die omzet in de praktijk het vaakst weglekt. Diensten die geleverd worden maar nooit gefactureerd, of afspraken die tegen een oude prijs doorlopen omdat ze nergens staan. Als de dienst een contract heeft met een looptijd, loopt hij mee in de verlengingsbewaking en zie je hem terug in je rapportages.

De grens van het product

Doory levert de dienst niet en plant hem niet in bij je leverancier. Het legt vast wat er is afgesproken, met wie, tegen welke prijs, en zorgt dat het op de factuur komt. De schoonmaker moet je nog steeds zelf bellen.