Elke unit met zijn hele geschiedenis

Een unit in Doory is meer dan een regel met een nummer. Je legt capaciteit, prijs, verdieping en foto's vast, en de unit houdt zijn eigen levenscyclus bij: in gebruik, leeg, gesplitst of uit gebruik genomen. Per unit-type bewaart Doory de prijshistorie, dus je kunt altijd terugzien wat een unit vorig jaar deed.

Het probleem met de unitlijst in Excel

De unitlijst is bijna altijd het hart van de administratie en bijna altijd het bestand dat het snelst achterloopt. Een unit wordt gesplitst en er komt een regel bij, maar de oude regel blijft staan. De prijs gaat omhoog en de vorige prijs verdwijnt met een overschrijving. Iemand vraagt wat unit 3.04 twee jaar geleden opbracht en het antwoord staat in een versie die niemand meer kan vinden.

Wat Doory per unit bijhoudt

Capaciteit in werkplekken, de vraagprijs, de verdieping, foto's voor het portaal en de status. Splits je een grote unit in twee kleinere, dan legt Doory die stap vast: de oorspronkelijke unit gaat uit gebruik, de twee nieuwe units erven de plek op de plattegrond en de geschiedenis blijft leesbaar. Neem je een unit uit gebruik voor een verbouwing, dan verdwijnt hij niet uit je administratie maar krijgt hij een status. In je bezettingscijfers zie je het verschil tussen leeg en niet verhuurbaar.

Prijzen leg je vast per unit-type, met historie. Bij een indexatieronde zie je dus niet alleen de nieuwe prijs, maar ook wat er stond en vanaf welke datum de nieuwe prijs geldt.

Waarom dat verderop uitmaakt

Omdat units aan contracten hangen, en contracten aan facturen. Een allocatie in een contract wijst naar een echte unit met een echte prijs, en daar rolt de factuurregel uit. Verandert de prijs, dan verandert hij op één plek. Je hoeft hem niet in de unitlijst, het contract en de factuur apart bij te werken.

Voor het portfoliobeeld geldt hetzelfde. Huur per m², bezettingsgraad en leegstand komen uit dezelfde units die je dagelijks gebruikt, niet uit een maandelijkse export die je met de hand hebt bijgewerkt.

Wat je zelf nog doet

Kloppende afmetingen en capaciteit blijven jouw werk, want alleen jij weet of unit 2.11 nu zes of acht werkplekken telt. Bij de eerste import stelt Doory het voor uit je bezettingslijst en jij bevestigt.