Elke boeking meteen in de agenda

Een boeking die niet in iemands agenda staat, wordt vergeten. Daarom stuurt Doory bij elke boeking een .ics-uitnodiging mee, zodat de reservering in de eigen agenda van de member komt te staan. Ook gasten die geen account hebben, krijgen die uitnodiging.

Het gat tussen boeken en onthouden

De meeste boekingssystemen sturen een bevestigingsmail. Die mail wordt gelezen en verdwijnt naar beneden in de inbox. Op de dag zelf staat er niets in de agenda, dus iemand vergeet het of komt te laat. En de externe deelnemers weten alleen wat de organisator hen zelf heeft doorgestuurd, met de kans dat het adres of de zaalnaam er niet in staat.

Wat er in de uitnodiging staat

Datum en tijd, de zaal, het gebouw en het adres, en de praktische instructies die jij per gebouw hebt ingesteld: waar je je meldt, op welke verdieping de zaal zit, en of er een bezoekersregistratie nodig is. De uitnodiging komt in Outlook, Google Agenda of Apple Agenda terecht, want .ics werkt in alle drie.

Verplaats jij de boeking naar een andere zaal, of zeg je hem af, dan volgt er een bijwerking. De agenda-afspraak van de member verandert mee in plaats van te blijven staan.

Waarom gasten hier het meest van merken

Bij een vergadering met externen is de organisator nu de doorgeefluik. Hij stuurt de bevestiging door, of typt de gegevens over in zijn eigen uitnodiging. Doet hij dat niet goed, dan staat er een gast in je hal die niet weet naar wie hij moet vragen. Met een uitnodiging die ook naar gasten gaat, hebben zij dezelfde informatie als de organisator.

Combineer je het met de bezoekersregistratie, dan sluit het rond: de gast is aangemeld, de receptie ziet hem in de dagweergave, en de host krijgt bericht bij aankomst.

Wat het je scheelt

Minder telefoontjes bij de balie over waar iemand moet zijn, en minder zalen die leegstaan omdat een boeking vergeten is. Het is een kleine functie met een direct effect op de no-show-cijfers.

Wat het niet is

Dit is geen tweerichtingskoppeling met je agenda. Doory stuurt de uitnodiging, maar leest je agenda niet uit en maakt geen boekingen op basis van afspraken die jij in Outlook zet. Wil je een zaal reserveren, dan doe je dat in Doory of in de app.