Eén dossier per huurder

Alles wat je over een huurder weet, staat in Doory in één bedrijfsdossier: contactpersonen, wie tekenbevoegd is, notities uit gesprekken en het creditbeleid dat voor dit bedrijf geldt. Van daaruit hangen de contracten, de facturen, de members en de correspondentie.

Nu ligt het huurdersdossier verspreid

De contactgegevens staan in je mailprogramma, het contract in een map op de server, de openstaande factuur in het boekhoudpakket en de afspraak over extra credits in een appje van drie maanden terug. Iedereen die met de huurder praat, mist een stuk. Belt de directeur over een factuur, dan moet je eerst zoeken wie er eigenlijk over gaat.

Wat er in het dossier staat

Contactpersonen met een rol. Wie is de dagelijkse contactpersoon, wie krijgt de facturen, wie mag namens het bedrijf leden toevoegen. Je legt ook vast wie tekenbevoegd is, want dat is de persoon die je nodig hebt bij een verlenging of een serviceovereenkomst.

Notities. Afspraken die niet in het contract staan maar die je wel moet weten: dat ze in het voorjaar willen groeien, dat ze vorig jaar klaagden over de temperatuur op de derde verdieping.

Creditbeleid. Hoeveel vergaderzaal-tegoed dit bedrijf per maand krijgt en wat er gebeurt bij overschrijding. Doorbelasten of niet, en tegen welk tarief. Dat staat per bedrijf, dus een afwijkende afspraak met één huurder hoeft geen uitzondering in je hoofd te zijn.

Communicatievoorkeuren. Naar welk adres transactionele mails gaan en wie je aanschrijft bij een aanmaning.

Waarom dat verderop tijd scheelt

Omdat het dossier het aanknopingspunt is voor de rest. Verlengt een contract, dan weet je wie moet ondertekenen. Loopt een factuur uit, dan zie je in hetzelfde scherm de openstaande post, de contactpersoon voor facturatie en de eerdere aanmaningen. Stuur je een massamail naar één verdieping, dan komt de adressering hieruit.

Ook de e-mailcorrespondentie loopt hier samen als je de mailbox-sync gebruikt: mail met een huurder komt automatisch bij het juiste bedrijf en de juiste persoon te staan, zodat een collega het gesprek kan overnemen zonder jouw inbox nodig te hebben.

De grens van het product

Doory is geen CRM voor verhuur. Je legt vast wat je nodig hebt om het pand te runnen, niet een verkooppijplijn met deal-stadia en forecasts. Werk je met een CRM voor nieuwe verhuur, dan blijft dat naast Doory bestaan. Zodra er een contract is, is Doory de plek waar het bedrijf leeft.