Een contract uploaden in plaats van overtypen

Contracten overzetten is het saaiste deel van een overstap. In Doory upload je de contract-PDF en haalt Doory de velden eruit: partijen, ruimtes, periode, opzegtermijn, indexatie. Daaruit komt een voorstel voor een bedrijf en een lease, dat jij nakijkt voordat het definitief wordt.

Wat er nu gebeurt bij een overstap

Iemand zet twee schermen naast elkaar. Links de PDF, rechts een invulformulier. Veertig contracten, vijftien velden per contract, dus zeshonderd keer overtypen met de kans op een typefout in precies het veld dat later een factuur maakt. Dat is de reden dat overstappen vaak maanden duurt, en het is werk waar je niets aan overhoudt.

Hoe de extractie werkt

Je uploadt de PDF. Doory leest het document en stelt de velden voor: welke partijen, welke ruimtes, welke ingangsdatum en einddatum, welke opzegtermijn, welke indexatieclausule. Per veld zie je wat er gevonden is en waar in het document het stond, dus je hoeft niet op je gevoel te vertrouwen.

Daarna komt de reviewstap. Klopt het bedrijf al in je administratie, dan koppelt Doory het contract daaraan. Bestaat het bedrijf nog niet, dan stelt Doory het aan te maken voor. Velden die niet in het contract staan, blijven leeg en zichtbaar leeg. Doory verzint geen opzegtermijn van drie maanden omdat dat gebruikelijk is.

Pas als jij goedkeurt, bestaat de lease. Draai je het toch terug, dan kan dat: de upload blijft bewaard in de import-workspace en de import is herhaalbaar.

Waar je zelf goed naar kijkt

Naar de datums en de clausules. Een verkeerd gelezen einddatum werkt door in je verlengingsbewaking, en een gemiste breakoptie merk je pas als de huurder hem gebruikt. De extractie neemt het typewerk over, niet de verantwoordelijkheid. Reken op ongeveer vijf minuten controle per contract in plaats van een kwartier invoeren.

Waarom dit bij de rest past

Omdat het contract in Doory een record is en geen bijlage. De extractie vult dat record, en vanaf dat moment loopt de rest mee: factuurregels, bezetting, verlengingsbewaking. Het ondertekende document blijft eraan hangen, zodat je bij een discussie altijd terug kunt naar wat er getekend is.