Diensten bestellen zoals je een zaal boekt

Extra schoonmaak, catering voor een vergadering, een verhuisbeweging: elke huurder vraagt af en toe iets. In Doory zet je die diensten in een servicecatalogus. Members bestellen zelf, jij keurt goed, en het gesprek erover staat bij de aanvraag.

Waarom deze aanvragen nu tijd kosten

Ze komen binnen via alle kanalen: een mailtje, een appje, iemand die langs de balie loopt. Elke aanvraag begint met dezelfde drie vragen: voor welke dag, voor hoeveel personen, en wie betaalt dat. Bij twintig huurders ben je een uur per dag bezig met heen en weer vragen, en de helft van de afspraken staat alleen in iemands hoofd.

Wat er in de catalogus staat

Per dienst: wat het is, wat het kost, welke gegevens je nodig hebt en hoe lang vooraf het moet worden aangevraagd. Een member kiest de dienst, vult de velden in en verstuurt. Omdat de vragen vooraf vaststaan, is de aanvraag in één keer compleet.

Daarna komt de goedkeuring. Jij ziet de aanvraag, keurt goed of stelt een vraag terug. Bij elke aanvraag hoort een gesprek, dus alle heen en weer staat op één plek in plaats van in twee mailboxen. Een collega kan het overnemen zonder jouw inbox nodig te hebben.

Van goedkeuring naar factuur

Een goedgekeurde dienst komt op de factuur van dat bedrijf, als eigen regel. Daarmee is de discussie aan het eind van de maand voorbij: de huurder heeft zelf besteld, met prijs, en de aanvraag staat in zijn portaal. Gaat het om een terugkerende dienst zoals wekelijkse schoonmaak, dan leg je die vast als add-on met een eigen serviceovereenkomst in plaats van elke week opnieuw te bestellen.

Wat het je oplevert

Minder losse berichten, en zicht op wat er in je pand omgaat. Na een maand zie je welke diensten worden afgenomen en door wie. Vaak blijkt dan dat één dienst zo veel wordt aangevraagd dat je hem beter als vast onderdeel aanbiedt, en dat een andere zo weinig loopt dat hij weg kan.

Wat je zelf bepaalt

Welke diensten in de catalogus komen en welke goedkeuring nodig hebben. Een extra vergaderzaal-opstelling kun je zonder goedkeuring laten lopen. Catering voor dertig personen liever niet.