Dagpassen en abonnementen met hun eigen looptijd

Coworking-inkomsten bestaan uit kleine terugkerende bedragen, en die vragen een eigen administratie. In Doory beheer je lidmaatschapscycli: dagpassen, weekbundels en maandabonnementen, met verlengingen en betaalstatus per lid.

Waarom een huurcontract hier niet past

Een huurcontract heeft een ingangsdatum, een einddatum en een opzegtermijn van maanden. Een coworking-membership loopt per maand door tot iemand stopt, en een dagpas is één dag geldig. Probeer je dat in dezelfde structuur te duwen, dan krijg je contracten van één dag en een verlengingsbewaking die vastloopt op honderden signalen.

Wat een cyclus bijhoudt

Per lid: welk product, vanaf wanneer, tot wanneer, en of er betaald is. Aan het eind van de periode verlengt het membership of het stopt, en de toegang volgt die stand. Iemand met een openstaande betaling en een verlopen periode komt niet meer binnen, zonder dat iemand daar een handeling voor doet.

Voor de facturatie werkt het via de abonnementsfacturatie: terugkerende bedragen die per periode automatisch worden aangeboden, met betaalstatus. Mislukt een incasso, dan zie je dat op één lijst in plaats van in een bankafschrift.

Waarom de betaalstatus aan de toegang hangt

Omdat dit het enige type huurder is waarbij nabellen meer kost dan de opbrengst. Bij een maandmembership van een paar tientjes wil je geen aanmaningstraject. Betalen en toegang lopen samen op, en dat is voor beide kanten duidelijk als het vooraf in de voorwaarden staat.

Wat je ermee kunt zien

De groei of krimp van je coworking-basis per maand: nieuwe leden, verlengingen, opzeggingen. Dat is een ander soort cijfer dan bezettingsgraad van units, en het beweegt sneller. Zie je twee maanden achter elkaar meer opzeggingen dan nieuwe leden, dan is dat een signaal voordat het in je omzet zichtbaar wordt.

Wat je zelf inricht

Welke producten je verkoopt en wat er per product bij hoort qua toegang en vergaderzaal-tegoed. Houd het aantal producten klein. Drie of vier duidelijke keuzes verkopen beter en zijn beter te beheren dan tien varianten die elkaar overlappen.