Cijfers meenemen naar je eigen bestand

Soms wil je gewoon een bestand. Voor je accountant, voor de eigenaar, of om zelf iets uit te rekenen dat niet in een standaardrapport past. Doory exporteert naar Excel, waaronder het credits-overzicht als .xlsx.

Waarom exporteren geen zwaktebod is

Er zijn genoeg systemen die alles in het systeem willen houden. In de praktijk werken accountants, eigenaren en adviseurs in Excel, en die gaan daar niet vanaf. Een systeem dat geen bruikbaar bestand kan leveren, betekent dat iemand cijfers gaat overtypen uit een scherm. Dat is precies het handwerk dat je wilde kwijtraken.

Waar een export handig voor is

Verantwoording naar de eigenaar. Een overzicht met de bezetting en de omzet per unit, in het formaat waar de eigenaar zelf mee rekent.

Het gesprek over credits. Het credits-overzicht per bedrijf, met verbruik en overschrijding. Bij een verlengingsgesprek is dat een bestand dat je kunt meesturen.

Je eigen rekenwerk. Een scenario doorrekenen, bijvoorbeeld wat er gebeurt met je omzet als je de tarieven van de vergaderzalen aanpast. Dat hoort niet in beheersoftware, dat hoort in een spreadsheet.

Controle bij de overstap. In de eerste maanden na de overstap wil je kunnen vergelijken met je oude bestanden. Een export maakt dat mogelijk zonder dat je in twee systemen gaat werken.

Waarom je het niet als administratie moet gebruiken

Een export is een momentopname. Zodra je hem opslaat, loopt hij achter op het systeem. Ga je op basis van dat bestand facturen maken of bezettingen bijwerken, dan ben je terug bij het probleem waarvoor je Doory hebt aangeschaft. Gebruik de export om te rekenen, te rapporteren en te controleren, niet om te administreren.

Wat je nog nodig hebt

Voor terugkerende rapportages is het handig om vooraf te bepalen welk overzicht naar wie gaat en per wanneer. Anders wordt het exporteren zelf de nieuwe maandelijkse handeling.