Bezoekers die al bekend zijn voordat ze binnenlopen

Een gast die zich meldt bij een receptie die hem niet verwacht, kost twee mensen tijd en levert een matige eerste indruk. In Doory meldt een member zijn gasten vooraf aan, ziet de receptie de dagweergave, en krijgt de host bericht bij aankomst.

Hoe het meestal gaat

Een gast komt binnen en zegt een naam. De receptie zoekt in een agenda die niet van haar is, belt naar boven, krijgt geen antwoord, en de gast wacht. In een pand met veertig huurders gebeurt dat een paar keer per dag. En als er onverwacht een oefening of een calamiteit is, weet niemand hoeveel mensen er in het gebouw zijn.

Wat aanmelden oplevert

De member vult naam, bedrijf en tijd in, en het bezoek hangt aan hem als host. De gast krijgt een bericht met de praktische informatie: adres, verdieping, waar hij zich meldt. Bij een zaalboeking gaat dat mee in de agenda-uitnodiging, dus hij heeft het bij zich.

De receptie opent 's ochtends de dagweergave: wie er komt, bij wie, en op welk tijdstip. Meldt de gast zich, dan checkt de receptie hem in met één handeling en krijgt de host meteen een notificatie in de app. Geen telefoontje, geen zoektocht.

Waarom de host-notificatie het verschil maakt

Omdat het wachten daar zit. De gast staat beneden en de host weet het niet. Een push-notificatie op het moment van inchecken haalt de receptie uit de rol van doorverbinder.

Wat je erbij krijgt

Een overzicht van wie er vandaag in je gebouw is. Dat is praktisch bij een calamiteit en handig bij drukke dagen, want je ziet aankomen dat er om 10.00 uur veertig gasten binnenkomen voordat de hal vol staat.

Werkt er een receptiekiosk in je hal, dan kan een gast zich daar ook zelf melden, ook als er niemand achter de balie zit.

Wat je afspreekt met huurders

Dat gasten vooraf worden aangemeld. Dat is een huisregel, geen instelling. Doe je dat niet, dan blijft de receptie dezelfde telefoontjes plegen. Zet het bij de move-in in de uitleg en in je huisregels, dan werkt het na een paar weken vanzelf.