Bankmutaties die zichzelf aan facturen hangen
Weten wie betaald heeft, is de andere helft van de factuurronde. In Doory importeer je je banktransacties, waarna Doory ze automatisch probeert te matchen op openstaande facturen. Wat matcht, is klaar. Wat niet matcht, komt op een lijst.
Het handmatige afvinken
De gebruikelijke werkwijze is een bankafschrift openen en regel voor regel kijken welke factuur erbij hoort. Bij honderd mutaties per maand is dat een halve dag, en het is werk waarbij fouten pas opvallen als je een huurder aanmaant die al betaald heeft. Dat is meteen ook het duurste soort fout, want het kost je goodwill bij iemand die niets verkeerd deed.
Hoe de matching werkt
Doory kijkt naar het bedrag, het factuurnummer in de beschrijving en de tegenrekening van de huurder. Klopt de combinatie, dan wordt de factuur als betaald afgeboekt. Betaalt een huurder twee facturen in één bedrag, of net iets te weinig, dan matcht het niet automatisch en zie je de mutatie in de lijst met openstaande punten.
Die lijst is het punt waar je aandacht naartoe gaat. In plaats van honderd regels bekijken, bekijk je de tien die aandacht nodig hebben. Daar hoort ook het omgekeerde bij: facturen waar geen betaling tegenover staat, met hoe lang ze al openstaan.
Waarom dit met aanmaningen samenhangt
Aanmanen kun je alleen goed doen als je zeker weet wie niet betaald heeft. Met een actuele afboeking gaan aanmaningen naar de juiste bedrijven, met het juiste bedrag, naar de contactpersoon voor facturatie uit het bedrijfsdossier. Je hoeft niet eerst een middag te controleren voordat je durft te sturen.
Wat je nodig hebt om te beginnen
Een export van je bankrekening in een formaat dat je bank aanbiedt. Werk je met SEPA-incasso, dan komen de geslaagde en mislukte incasso's dezelfde weg binnen, en zijn juist de mislukte de interessante.
De grens van het product
Dit is geen boekhouden. Doory boekt facturen af tegen betalingen zodat je debiteurenpositie klopt. De verwerking in het grootboek gebeurt in je boekhoudpakket, via de koppeling.