Automatische mails in je eigen huisstijl

Elk systeem stuurt mails, en die mails zijn vaak het enige wat een huurder van je software ziet. In Doory pas je acht transactionele mails per gebouw aan: uitnodiging, boekingsbevestiging, pakketmelding en de rest, met de kleuren, het logo en de merknaam van dat gebouw.

Waarom standaardmails opvallen

Een member krijgt een uitnodiging voor het portaal en een bevestiging van elke zaalboeking. Staat daar de naam van een softwareleverancier in, of een sjabloon in een andere kleur dan je pand, dan voelt het als een systeem dat erbij is gekocht. In een pand dat zich als merk presenteert, met een eigen naam en huisstijl, is dat een gemiste kans.

En het gaat om meer dan uiterlijk. In een standaardmail staat nooit de praktische informatie die bij jouw pand hoort: waar je je meldt, welke ingang na 18.00 uur open is, welk nummer je belt bij een storing.

Welke mails je aanpast

De acht transactionele mails die Doory verstuurt, waaronder de uitnodiging voor een nieuwe member, de bevestiging van een boeking, de melding dat er een pakket ligt en de aankondiging van een event. Per gebouw, want een pand met een eigen merknaam heeft eigen teksten nodig.

Je past de tekst aan en de opmaak volgt de huisstijl die je per gebouw hebt ingesteld. Je hoeft dus niet per mail kleuren te kiezen.

Wat je in die teksten zet

De informatie die de balie nu telefonisch geeft. In een boekingsbevestiging: op welke verdieping de zaal is en of gasten aangemeld moeten worden. In een pakketmelding: tot hoe laat de receptie open is. Dat zijn de mails die de meeste vragen wegnemen, en het aanpassen kost je één keer een middag.

Wat je niet moet doen

Ze te lang maken. Een transactionele mail wordt gescand, niet gelezen. Eén ding bovenaan, de praktische details eronder, en verder niets.