Algemene voorwaarden met versiebeheer

Voorwaarden veranderen, en je moet later kunnen aanwijzen welke versie iemand heeft geaccepteerd. In Doory beheer je je algemene voorwaarden per gebouw in een bibliotheek met versies. Bij elke checkout wordt automatisch de geldende versie getoond, en Doory legt vast wie welke versie accepteerde.

Waarom losse PDF's hier niet werken

De meeste panden hebben de voorwaarden als PDF, ergens op de site en ergens in een mailtemplate. Werk je ze bij, dan moet je bedenken op welke plekken de oude versie nog staat. Vaak blijft er een link achter naar de vorige versie. En als een huurder maanden later zegt dat hij nooit met een bepaalde bepaling heeft ingestemd, is het antwoord meestal een reconstructie uit e-mail.

Hoe de bibliotheek werkt

Je legt per gebouw een set voorwaarden vast. Pas je iets aan, dan maakt Doory een nieuwe versie met een ingangsdatum. De oude versie verdwijnt niet, hij blijft leesbaar en gekoppeld aan iedereen die hem heeft geaccepteerd.

Op alle plekken waar iemand instemt, gebruikt Doory de versie die op dat moment geldt. Dat gaat om meer momenten dan je denkt: de publieke coworking-checkout, de publieke zaalverkoop, een serviceovereenkomst en de uitnodiging van een nieuwe member. Overal dezelfde bron, geen losse copy in een template.

Wat je terugziet

Per bedrijf en per persoon: welke versie geaccepteerd is en wanneer. Dat staat naast de rest van het dossier, dus bij een discussie hoef je niet te zoeken. Voor de AVG-kant sluit het aan op de consent-registratie: instemmingen zijn vastgelegd en herleidbaar, en het audit log toont wie de voorwaarden wanneer heeft aangepast.

Waarom dit per gebouw staat

Omdat een coworking-locatie andere huisregels heeft dan een kantoorpand met vaste huurders, en omdat panden soms onder verschillende merknamen naar buiten treden. In Doory hoort de voorwaardenset bij het gebouw, net als de huisstijl en de tarieven. Beheer je vijf panden, dan hoef je geen vijf systemen te onderhouden, maar wel vijf sets voorwaarden als dat de werkelijkheid is.

De grens van het product

Doory levert geen voorwaarden. Er zit geen model in het systeem en er wordt niets voor je opgesteld. Wat er staat, komt van jou of van je jurist. Doory zorgt dat de juiste versie op het juiste moment wordt getoond en dat je kunt aantonen wat er geaccepteerd is.