Aflopende contracten die zich zelf melden

Een contract dat afloopt zonder dat iemand het zag, kost je een lege unit of een verlenging tegen de oude prijs. Doory signaleert aflopende contracten en zet ze om in een beslisverzoek, met een vierogenprincipe voor gevoelige besluiten.

De agenda-afspraak die niemand opvolgt

De gebruikelijke aanpak is een kolom "einddatum" in Excel en een herinnering in de agenda, drie maanden voor de opzegtermijn. Dat werkt tot iemand op vakantie is, tot de kolom niet is bijgewerkt na een amendement, of tot de opzegtermijn per contract verschilt en niemand precies weet welke datum nu leidend is.

Het gevolg is bekend: contracten die stil doorlopen tegen een huur die niet meer marktconform is, of huurders die opzeggen op een moment dat jij nog geen opvolger hebt.

Hoe Doory het signaleert

Doory kijkt niet naar de einddatum alleen, maar naar de clausules in het contract: opzegtermijn, breakopties en indexatiemoment. Uit die combinatie volgt de datum waarop jij iets moet beslissen. Die datum komt op je dashboard te staan naast de aankomende verlengingen, dus je ziet hem tussen je dagelijkse werk in staan en niet in een apart bestand.

Een signaal blijft geen melding, het wordt een beslisverzoek. Verlengen tegen deze voorwaarden, verlengen tegen nieuwe voorwaarden, of laten eindigen. Wie het verzoek oppakt en wat er besloten is, staat vast in de tijdlijn van het contract.

Vier ogen op de gevoelige besluiten

Bij besluiten met financiële gevolgen kun je een tweede goedkeuring verplicht stellen. Een verlenging met een korting van 15% gaat dan niet door met één klik van één medewerker. Je stelt zelf in wat gevoelig is en wie mag goedkeuren, met de rollen en rechten uit het fundament.

Dat is geen wantrouwen, het is bewijs. Bij een vraag van de eigenaar of de accountant kun je aanwijzen wie wat wanneer heeft goedgekeurd.

Wat het je oplevert

Geen verrassingen in je bezetting. Je weet aan het begin van een kwartaal welke contracten in dat kwartaal een beslissing nodig hebben, en welke units mogelijk vrijkomen. Dat is precies de informatie die je nodig hebt voordat je aan nieuwe verhuur begint.

De grens van het product

Doory neemt de beslissing niet. Het systeem stelt geen huurprijs voor en adviseert niet over verlengen. Het zorgt dat de vraag op tijd op tafel komt, bij de juiste persoon, met de clausules erbij.